Events na corona #4: ‘Het woord corona blijft toch door je hoofd spoken’

Eventteam Gemeente Rotterdam zet weer volledig in op live

Als er één sector is die het tijdens corona zwaar te verduren kreeg is het de onze wel. Hoe werd de draad weer opgepakt toen ons land weer van het slot ging? Die vraag stelde registratie- en online eventspecialist Invitado aan een aantal relaties. In het vierde en laatste deel van deze zomerserie spraken we hierover met eventmanagers Lucienne Longayroux en Marjolein Leenen, die sinds 2015 en 2018 werkzaam zijn bij het Eventteam van de Gemeente Rotterdam.

Enthousiaste professionals

Als onderdeel van de afdeling communicatie, organiseren de twaalf enthousiaste professionals van het Eventteam een kleine honderd, overwegend zakelijke evenementen per jaar. ‘Congressen, seminars en soms ook grote clusterbijeenkomsten,’ vertelt Lucienne, ‘Zoals het festival voor het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO), met 3500 genodigden in De Kuip. We hadden dat in 2020 zo goed als helemaal op de rails staan, toen corona de kop opstak en we alles konden afblazen.’

Comfort zone

Met de pandemie brak een periode aan waarin het Eventteam zichzelf opnieuw moest uitvinden. Lucienne: ‘Een deel van het team ging elders binnen de gemeente aan de slag, onder meer bij de Corona-organisatie van de GGD. Anderen sprongen bij bij de organisatie van grote fysieke evenementen die wel doorgingen, zoals het Eurovisie Songfestival en de verkiezingen. Voor mij en de collega’s die bleven, brak een uitdagende periode aan, waarin we onze comfort zone echt hebben moeten verlaten. Of we in plaats van dat festival in De Kuip niet een online quiz konden organiseren. Ja, hoe dan?!’

Netwerk

Lucienne vervolgt: ‘Binnen ons netwerk beschikten we over heel veel expertise, dus met onze partners, waaronder Invitado, staken we de handen uit de mouwen en deden we heel snel ervaring op met dit voor ons nieuwe medium. Het is dan ook fijn om terug te kunnen vallen op partners bij wie “nee” niet botweg nee is. Het online platform van Invitado en de support was voor ons een uitkomst. Ook bij enkele zzp’ers van RTV Rijnmond konden we altijd aankloppen voor hulp. En De Kuip, waar we het BCO-festival hadden moeten cancelen, bood ons hun Boardroom aan voor het “corona proof” organiseren van een aantal online events.’

Volledig ‘back to live’

Omdat binnen de gemeente veel mensen werkzaam zijn die nooit achter een computer zitten, was online niet altijd een geschikte optie. Sommige bijeenkomsten werden doorgeschoven, en waar mogelijk werden binnen de geldende regels zo goed en zo kwaad als het ging fysieke events georganiseerd. Lucienne: ‘Zodra de maatregelen helemaal werden losgelaten hebben wij als team geen online event meer georganiseerd en zijn we volledig “back to live” gegaan.’

Alle ruimte

Verreweg de meeste medewerkers konden niet wachten elkaar weer fysiek te ontmoeten. Het Eventteam is inmiddels weer op de oude sterkte en in juni kon het BCO-festival in Stadion Feijenoord met Invitado als registratiepartner alsnog doorgang vinden. Lucienne: ‘Een enkeling was nog een beetje huiverig voor zo’n massale bijeenkomt, dus ook in die zin was De Kuip een perfecte locatie: alle ruimte om afstand te houden als je dat wilde. Het was zo fijn, en mooi weer ook! Het voelde echt alsof we met z’n allen een heel lastige periode achter ons hadden gelaten.’

Gemeenschapsgeld

Bij het organiseren van events die in het najaar plaatsvinden, houdt het Eventteam rekening met een eventuele nieuwe golf en mogelijke maatregelen die daarmee samenhangen. ‘Natuurlijk, het woord corona blijft wel door je hoofd spoken. We maken duidelijke afspraken over annuleringen en bespreken vooraf of een online variant indien nodig als alternatief kan worden ingezet,’ aldus Marjolein. ‘Maar we blijven optimistisch en gaan uit van live events. We vertrouwen inmiddels op onze eigen expertise en op ons netwerk: als het alsnog online moet, dan weten we nu hoe we dat moeten aanpakken. En waar online geen alternatief is, plannen we sommige bijeenkomsten voor de zekerheid in het voorjaar.’ Over hybride events is zij tenslotte heel duidelijk: ‘Dat woord hybride gonst natuurlijk in de branche, maar wij raden het onze interne klanten af. In feite organiseer je als je het goed wilt doen dan niet één maar twee events, en dat is duur. We werken toch met gemeenschapsgeld, en daar moet je in onze ogen zeer zorgvuldig mee omspringen.’