Events na corona #2: 'Te veel variabelen om echt te kunnen anticiperen'

De internationale uitdagingen van LEF marketing & events

Als er één sector is die het tijdens corona zwaar te verduren kreeg is het de onze wel. Hoe werd de draad weer opgepakt toen ons land weer van het slot ging? Die vraag stelden we aan een aantal relaties. In het tweede deel van deze zomerserie spraken we hierover met Willem van Vugt, sinds 2013 Design en Communication Manager bij LEF marketing & events. LEF m&e richt zich sinds de oprichting in 2011 op wereldwijd opererende, veelal beursgenoteerde bedrijven in de IT-branche.

China calling…

LEF marketing & events kreeg al in een heel vroeg stadium met de gevolgen van corona te maken. Toen van een pandemie nog geen sprake was en het virus in Nederland nog een ver-van-ons-bed-show was, hing een klant uit China al aan de lijn om een event te annuleren. ‘Dat was eind januari 2020. Ook wij hadden toen nog geen flauw idee wat ons allemaal boven het hoofd hing,’ vertelt Willem van Vugt. ‘Maar deze annulering was uiteraard niet de laatste.’

Virtuele events

Van live events was lange tijd geen sprake meer. ‘Ons werkterrein verplaatste zich volledig naar online,’ aldus Van Vugt. ‘Als je op onze site kijkt, zie je dat we naast het interactieve platform van Invitado tientallen eventplatforms aanbieden – simpelweg omdat al onze klanten zo hun eigen specifieke wensen of veelal zelfs eigen contracten met platformleveranciers hadden. Ook toen de maatregelen hier stukje bij beetje werden losgelaten, waren het in veel gevallen de hoofdkantoren in het buitenland die er hun eigen regels op nahielden.’

Wirwar aan maatregelen

Deze corporate maatregelen waren vaak beduidend strenger dan de regels hier. ‘Als internationaal opererende organisatie kwamen daar de uiteenlopende coronaregels van de verschillende landen waarin we actief zijn nog bij. In Duitsland kwamen de versoepelingen bijvoorbeeld heel langzaam op gang, in Spanje een stuk sneller, maar daar was weer heel veel variatie op deelstaatniveau.’

Opfristrainingen

Ook bij LEF m&e was de opluchting groot toen live events weer mogelijk werden en ook de opdrachtgevers het aandurfden weer fysieke events te organiseren. ‘Aanvankelijk nog met de nodige beperkingen, maar het was duidelijk dat de bezoekers er aan toe waren elkaar weer te ontmoeten. Wat dat betreft was op locatie alles al snel weer als vanouds. Intern heb ik nog wel een aantal opfristrainingen verzorgd, want… hoe deden we dat ook al weer precies?’ zegt Van Vugt lachend.

Veranderingen

Het aantal events dat LEF marketing & events op dit moment organiseert is weer op het oude niveau, maar Van Vugt constateert dat er zaken blijvend veranderd lijken zijn. ‘Leveranciers zijn een stuk minder flexibel dan voor corona. We hebben onze eigen hardware, maar als we bijvoorbeeld bij een verhuurbedrijf voor de leadscan-applicatie van Invitado extra smartphones willen huren, moeten we er bijtijds bij zijn. Ook de prijzen zijn op alle fronten flink gestegen en AV-partners kampen meer dan voorheen met capaciteitsproblemen.’

Voorzorgsmaatregelen

Over de voorzorgsmaatregelen die LEF marketing & events met het oog op een nieuwe uitbraak zelf treft, is Van Vugt duidelijk: ‘We springen voorzichtig om met onze reserves en monitoren onze marges zorgvuldig. Daarnaast nemen we geen risico’s in de contracten die we aangaan, bijvoorbeeld met het oog op de annuleringsvoorwaarden. Maar inhoudelijk is anticiperen uitermate lastig gebleken. Daarvoor zijn er met het internationale speelveld waarbinnen we opereren simpelweg te veel variabelen om rekening mee te kunnen houden.’