Visitor management
Visitor management voor jouw event? ¡Olé! Kom maar op! Onze specialisten regelen het complete visitor management voor jouw event in. Daarin staan gebruiksgemak en conversie voorop.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Visitor management op maat
Met onze flexibele registratiesoftware faciliteren we elke denkbare vorm van visitor management. Anders dan standaard ticketing providers gaan we hierbij uit van jouw specifieke wensen, en niet van door de mogelijkheden van standaard software opgelegde beperkingen. Te complex? Dat kennen we niet!
Visitor management en onze flex formulieren
Visitor management: tarieven, kortingen en capaciteit
Zelf actief met jouw visititor management? In onze gebruiksvriendelijke beheeromgeving zit je zelf achter de knoppen. Je kunt je tickets tegen verschillende tarieven aanbieden, en ook kortingscodes regelen we eenvoudig voor je in. We kunnen elk ticket-type van een capaciteit voorzien. Op is op? Dan zetten we als je dat wilt een geautomatiseerde wachtlijst in.
Bekijk alle functionaliteiten
Visitor management: tickets op naam zetten
Meerdere anonieme tickets binnen één order die in een later stadium door de uiteindelijke visitor nog op naam gezet moeten worden zijn voor ons systeem geen enkel probleem. Binnen het traject zijn verschillende registratiestadia mogelijk, zodat ook relaties en introducés voor jouw event kunnen worden uitgenodigd.
Visitor management: betalingen en facturatie
Ons visitor management systeem is standaard voorbereid voor online betalingen via Mollie. De terugkoppelingen van de payment provider trigggeren acties in onze software, en de betaalstatus is ook binnen ons systeem terug te vinden in de data. Facturen voor betaalde orders kunnen, net als creditfacturen, vanuit ons systeem automatisch worden gegenereerd. Zo managen wij jouw visitors, online en op locatie!
Visitor management - dashboard en rapportages
Hadden we de gebruiksvriendelijke beheeromgeving van jouw visitor management al genoemd? Daarin vind je een op maat samengesteld dashboard waarin alle denkbare grafieken en statistieken jouw live op de hoogte houden van het succes van jouw ticketshop. Bovendien genereren we op basis van de beschikbare data elk moment uitvoerige rapportages, die je met één druk op de knop in csv-formaat kunt downloaden.
Visitor management, maar dan transparant
Wij brengen geen fee per ticket in rekening. Met onze laagdrempelige en op conversie gerichte oplossingen voor visitor management leveren wij heel graag onze bijdrage aan het succes van jouw event. Maar van dat succes hoeven we niet te profiteren.
Visitor management op locatie
Het mooie van werken met Invitado is dat we uitblinken in alle aspecten van visitor management. Zo scannen we jouw visitors op locatie razendsnel naar binnen. Dit doen we met onze geavanceerde scanstations of met de gratis scan-app voor iOS en Android. De scanstations kunnen worden uitgebreid met professionele printers, voor de allermooiste badges. Met jouw ticketshop als uitgangspunt is scannen en printen een snel en eenvoudig in te zetten add-on.
Meer over visitor management op locatieJouw visitor management, onze producten
Met de volgende producten faciliteren we visitor management en zorgen we er bij de entree van jouw event voor dat de visitors lekker snel naar binnen kunnen.
Online visitor management
- Jouw eigen conversiegerichte ticketshop
- Verschillende ticketsoorten en gastgroepen
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen, facturatie, early bird-tarieven en kortingscodes
- Meertaligheid mogelijk
Visitor management op locatie
- E-tickets scannen, van scherm of print
- Toegangscontrole, uitbreidbaar met badges
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijke scanstations
- Mobiel scannen via app (iOS/Android)
- Werkt ook als internet wegvalt
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Visitor management, wat is dat?
Visitor management is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Visitor management brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij visitor management aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van visitor management ontvangen zij hun tickets.
Visitor management: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open visitor management. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de visitor management doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de visitor management precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Visitor management: gesloten registratie
Wanneer tijdens de visitor management alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de visitor management is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de visitor management dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en visitor management
Uitnodigingen voor visitor management zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor visitor management. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de visitor management lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan visitor management: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De visitor management is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de visitor management begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor visitor management
Visitor management moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de visitor management gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de visitor management. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens visitor management
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de visitor management gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de visitor management.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de visitor management. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen visitor management voltooien.
Visitor management en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de visitor management heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de visitor management overzichtelijk.
Visitor management en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor visitor management ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via visitor management het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Visitor management en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de visitor management niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de visitor management bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens visitor management
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de visitor management binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de visitor management 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de visitor management
De website voor visitor management bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de visitor management een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via visitor management weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor visitor management is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de visitor management voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de visitor management worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de visitor management
Een save-the-date is bij visitor management optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor visitor management ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van visitor management
Visitor management levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de visitor management. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor visitor management. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de visitor management richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij visitor management. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de visitor management pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de visitor management
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de visitor management laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Visitor management, en dan?
Als de visitor management is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Visitor management in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de visitor management naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de visitor management meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de visitor management verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Visitor management, the Invitado way!
Wat wij rond jouw visitor management kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de visitor management voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!
Wat is er nodig voor visitor management?
Visitor management begint met een registratiedatabase en een internetverbinding. Door op naam te zoeken, kun je alle online geregistreerde bezoekers ook op locatie naar binnen scannen. Maar dat is natuurlijk niet hoe wij visitor management voor ons zien...
Visitor management en scanners
Door de laptops te voorzien van scanners, wordt visitor management opeens razendsnel. De e-tickets van de bezoekers zijn voorzien van een een QR-code en door die te scannen wordt de aanwezigheid van de gast geregistreerd. Next!
Onze apps voor visitor management
Zowel voor Android (Google) als voor iOS (Apple) hebben wij een app beschikbaar die scansstations overbodig maakt. Deze app doet tijdens visitor management namelijk hetzelfde: QR-codes scannen en de aanwezigheid registreren in het systeem. Heel handig.
Scannen zonder internet
Valt tijdens visitor management internet weg? Geen nood! Het scannen kan dan gewoon doorgaan en de visitor management komt niet in gevaar. Zodra de internetverbinding weer beschikbaar is, wordt de scandata weer met de centrale database gesynchroniseerd.
Badges printen tijdens visitor management
Zeker bij beurzen en congressen is visitor management pas compleet met een fraaie bezoekersbadge. Om dat mogelijk te maken voorzien we onze scanstations van professionele printers. Er zijn verschillende oplossingen mogelijk. Welke badge-oplossing kies jij?
Labels printen
Dit is en blijft onze populairste oplossing: jij zorgt voor badges en keychords, wij zorgen ervoor dat er tijdens de visitor management gepersonaliseerde labels worden geprint die door jouw hostessen op de badge kunnen worden geplakt. Snel, voordelig en zeer functioneel.
On demand printen tijdens visitor management
Met onze ExpoBadge-printers wordt tijdens de visitor management de gehele badge geprint. Dus het full colour design én de gepersonaliseerde data. Zo blijf jij nooit met overtollig drukwerk zitten en wordt voorkomen dat je te weinig badges blijkt te hebben besteld.
Plastic fantastic
Voor visitor management kunnen we ook kunststof badges op creditcard formaat aanbieden. Sommige organisatoren willen niet anders, dus daarom bieden we ze nog altijd aan. En ja, het ziet er ook heel mooi en strak uit. De printers zijn alleen wat aan de forse kant, dus houd daar tijdens de visitor management wel rekening mee als je je registratiebalies neerzet!
VIP-alert tijdens visitor management
Onze scanstations kunnen de hostessen duidelijk maken dat er een VIP voor de deur staat of een andere zogenaamde 'blinker' tonen voor bepaalde gasten of gastgroepen. Handig als je bijvoorbeeld verschillende kleuren lanyards gebruikt.
visitor management statistieken
Alle scanactiviteiten worden gelogd. Via het dashboard van Saludo kun je de inloop van je gasten nauwgezet monitoren. In één oogopslag zie je hoeveel gasten er nog verwacht worden en hoeveel bezoekers er inmiddels naar binnen zijn gescand. Dit dashboard is via een unieke url te benaderen en dus ook op je smartphone te bekijken.
Alle opties voor visitor management
Op ons en onze ervaren specialisten kun je rekenenen, als het om visitor management gaat. Op deze pagina vind je een overzicht van alle functionaliteiten en specialiteiten, maar er kan natuurlijk nog veel meer. Neem voor specifieke wensen omtrent visitor management even contact met ons op!
Visitor management met pistoolscanners
Met onze draadloze handscanners met pistoolgrip (all-in-ones, dus scanner en Android-pc in één) scan je de bezoekers tijdens de visitor management razendsnel naar binnen. Deze mooie oplossing is niet mogelijk in combinatie met het printen van badges.