Ticketing met Invitado
Heb jij een complexe ticketing-uitdaging? ¡Olé! Kom maar op! Onze ticketing specialisten richten in ons flexibele systeem een ticketshop voor jouw event in. Daarin staan gebruiksgemak en conversie voorop.
Informatie aanvragen Online demo aanvragen
Ticketing op maat
Met onze flexibele registratiesoftware configureren we elke denkbare ticketshop. Anders dan standaard ticketing providers gaan we hierbij uit van jouw specifieke wensen, en niet van door de mogelijkheden van standaard software opgelegde beperkingen. Te complex? Dat kennen we niet!
Meer over onze flexibele formulieren
Tarieven, kortingen en capaciteit
In onze gebruiksvriendelijke beheeromgeving zit je zelf achter de knoppen van je ticketshop. Je kunt je tickets tegen verschillende tarieven aanbieden, en ook kortingscodes regelen we eenvoudig voor je in. We kunnen elk ticket-type van een capaciteit voorzien. Op is op? Dan zetten we als je dat wilt een geautomatiseerde wachtlijst in.
Bekijk alle ticketing functionaliteiten
Tickets op naam zetten
Meerdere anonieme tickets binnen één order die in een later stadium door de uiteindelijke bezoeker nog op naam gezet moeten worden zijn voor ons systeem geen enkel probleem. Binnen het traject zijn verschillende registratiestadia mogelijk, zodat ook relaties en introducés voor jouw event kunnen worden uitgenodigd.
Online betalingen en facturatie
Ons systeem is standaard voorbereid voor online betalingen via Mollie. De terugkoppelingen van de payment provider trigggeren acties in onze software, en de betaalstatus is ook binnen ons systeem terug te vinden in de data. Facturen voor betaalde orders kunnen, net als creditfacturen, vanuit ons systeem automatisch worden gegenereerd. Zo zijn wij jouw one stop ticketshop shop!
Dashboard en rapportages
Hadden we de gebruiksvriendelijke beheeromgeving van jouw ticketshop al genoemd? Daarin vind je een op maat samengesteld dashboard waarin alle denkbare grafieken en statistieken jouw live op de hoogte houden van het succes van jouw ticketshop. Bovendien genereren we op basis van de beschikbare data elk moment uitvoerige rapportages, die je met één druk op de knop in csv-formaat kunt downloaden.
Ticketing zonder ticket fees
Wij brengen geen fee per ticket in rekening. Met onze laagdrempelige en op conversie gerichte oplossingen leveren wij heel graag onze bijdrage aan het succes van jouw event. Maar van dat succes hoeven we niet te profiteren.
Toegangscontrole op locatie
Advanced ticketing = ticketing en meer! Zo scannen we jouw gasten op locatie razendsnel naar binnen. Dit doen we met onze geavanceerde scanstations of met de gratis scan-app voor iOS en Android. De scanstations kunnen worden uitgebreid met professionele printers, voor de allermooiste badges. Met jouw ticketshop als uitgangspunt is scannen en printen een snel en eenvoudig in te zetten add-on.
Lees meer over tickets scannenJouw ticketshop, onze producten
Met de volgende ticketing producten richten we jouw ticketshop in en zorgen we er bij de entree van jouw event voor dat de bezoekers lekker snel naar binnen kunnen.
Ticketing online
- Jouw eigen conversiegerichte ticketshop
- Verschillende ticketsoorten en gastgroepen
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen, facturatie, early bird-tarieven en kortingscodes
- Meertaligheid mogelijk
Ticketing op locatie: jouw bezoekers razendsnel naar binnen
- E-tickets scannen, van scherm of print
- Toegangscontrole, uitbreidbaar met badges
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijke scanstations
- Mobiel scannen via app (iOS/Android)
- Werkt ook als internet wegvalt
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Ticketing, wat is dat?
Ticketing is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Ticketing brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij ticketing aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van ticketing ontvangen zij hun tickets.
Ticketing: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open ticketing. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de ticketing doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de ticketing precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Ticketing: gesloten registratie
Wanneer tijdens de ticketing alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de ticketing is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de ticketing dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en ticketing
Uitnodigingen voor ticketing zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor ticketing. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de ticketing lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan ticketing: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De ticketing is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de ticketing begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor ticketing
Ticketing moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de ticketing gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de ticketing. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens ticketing
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de ticketing gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de ticketing.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de ticketing. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen ticketing voltooien.
Ticketing en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de ticketing heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de ticketing overzichtelijk.
Ticketing en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor ticketing ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via ticketing het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Ticketing en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de ticketing niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de ticketing bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens ticketing
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de ticketing binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de ticketing 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de ticketing
De website voor ticketing bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de ticketing een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via ticketing weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor ticketing is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de ticketing voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de ticketing worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de ticketing
Een save-the-date is bij ticketing optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor ticketing ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van ticketing
Ticketing levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de ticketing. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor ticketing. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de ticketing richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij ticketing. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de ticketing pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de ticketing
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de ticketing laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Ticketing, en dan?
Als de ticketing is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Ticketing in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de ticketing naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de ticketing meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de ticketing verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Ticketing, the Invitado way!
Wat wij rond jouw ticketing kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de ticketing voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!