Scannen en printen

Scannen en printen

In deze tutorial laten we je zien hoe je de Saludo Scanning & Badges software gebruikt voor het scannen van tickets en e-tickets en printen van badges met onze scanstations. Opstarten, inloggen, scannen, printen, zoeken én handmatig registreren? Yes you scan!

Inhoud van deze pagina:

Saludo openen op de scanlaptop
Inloggen
Tickets scannen
Een badge nogmaals printen
Gasten zoeken
Gasten registreren
Status

 

Saludo openen op de scanlaptop

De shortcut naar de Saludo software vind je op het bureaublad van de scanlaptop. Open de software via het volgende icoon: 

De eerste keer dat je de app opstart, zie je mogelijk enkele seconden de melding 'Waiting for initial sync'.

 

Inloggen

Gebruikersnamen en wachtwoorden? Daar doen we in dit geval niet aan! Inloggen in de Saludo Scan App doe je heel eenvoudig (en toepasselijk) door... een QR-code te scannen. 

Je ontvangt deze QR-code van de organisatie of van de medewerker van Invitado die op locatie aanwezig is. Bewaar deze QR-code goed, want als je nogmaals moet inloggen (zie verder) heb je hem opnieuw nodig. Als je jouw QR-code hebt gescand, kleurt het scherm roze-oranje en ben je klaar om tickets te scannen. Na de eerste keer inloggen word je mogelijk na een paar seconden weer uitgelogd. Dit is normaal. Scan je QR-code in dat geval opnieuw.

Wanneer het scherm zwart-grijs is, ben je (weer) uitgelogd. Dit gebeurt uit veiligheidsoverwegingen automatisch als je de app 5 minuten niet gebruikt hebt. Je kunt ook handmatig uitloggen via logout, linksonder in het scherm. Je kunt opnieuw inloggen via de verstrekte QR-code.

Als er voor jouw account en met jouw QR-code meedere scanactiviteiten mogelijk zijn, selecteer dan na het inloggen eerst de juiste activiteit. Je kunt wisselen tussen de beschikbare activiteiten via Status / Identity.

  

Tickets scannen

Als je een e-ticket hebt gescand, zijn er drie verschillende resultaten mogelijk: 

 

1. Success (groen)

 

2. No guests found (oranje-roze)

 

3. Scan failed (rood)

 

Goed om te weten: op het scanscherm wordt een overzicht van de laatste drie scanopdrachten en de bijhehorende status getoond. In de afbeelding hierboven waren de laatste twee scans foutief. Deze zijn rood gemarkeerd.

 

Een badge nogmaals printen

Is de scan goed gegaan, maar kwam de badge niet helemaal lekker uit de printer? Dan kun je de laatst geprinte badge opnieuw printen via reprint, linksonder in je scherm.

 

Gasten zoeken

In Saludo is het mogelijk handmatig naar gasten te zoeken, bijvoorbeeld als een gast zijn e-ticket niet bij zich heeft. Als deze mogelijkheid voor het event waar je scant geactiveerd is, wordt dit boven de zoekbalk in het scanscherm als volgt weergegeven:

De gegevens waarop je kunt zoeken zijn per event verschillend. Doorgaans gaat het om voornaam, achternaam en bedrijfsnaam, of een gedeelte daarvan. De beste resultaten worden behaald als je zoekt op één woord. Laat als je zoekt op achternaam voorvoegsels als van en de dus weg.

Bevat de naam van je gast speciale tekens (bijvoorbeeld letters met accenten) dan kun je deze in de zoekbalk negeren. Zoek bijvoorbeeld gewoon op a als je á wilt zoeken, of typ in een Duitse naam ss in plaats van de ringel-s (ß).

Start het zoeken met de Enter-toets. Je krijgt vervolgens de zoekresultaten te zien:

Als de gast die je zoekt gescand kan worden, verschijnt er een zwarte scan-button. Door hier op te klikken (of door het nummer dat er voorstaat in te typen en te bevestigen met de Enter-toets) simuleer je een scanactie. Het scanresultaat wordt getoond, er klinkt een geluidssignaal, een eventuele badge rolt automatisch uit de printer en de gast mag naar binnen. Als de scan-button ontbreekt, heeft de gast geen toegang tot het event, bijvoorbeeld omdat hij al gescand is.

Via Back to start (of met de Esc-toets) keer je terug naar het scanscherm.

 

Gasten registreren

Afhankelijk van de instellingen voor het event waar je scant, is er ook de mogelijkheid gasten te registreren. Linksonder in je scherm verschijnt in dat geval een +-icoon met register. Via deze button open je een eenvoudig registratieformulier, dat er bijvoorbeeld zo uit kan zien:

Als je de gegevens van de bezoeker hebt ingevuld (velden met een * zijn verplicht) en via de zwarte button hebt opgeslagen, is de gast direct gescand en mag hij naar binnen. De bijbehorende badge rolt direct uit de printer.

 

Status

De status van het scanstation kun je controleren in het rechter gedeelte van de balk onderin je scherm. Je vindt er achtereenvolgens de volgende informatie:

Network - als hier offline staat (zoals in bovenstaande afbeelding) is er op dit moment geen internet beschikbaar. Je kunt gewoon doorgaan met scannen, maar zijn er meerdere scanstations actief, dan is het mogelijk dat een ticket meerdere keren gebruikt wordt. Synchronisatie wordt automatisch hervat zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is.

Event - de naam van het event.

Identity - het nummer en de locatie van het scanstation. Afhankelijk van de instellingen kun je door op dit gedeelte van het scherm te klikken zien welke gasten er binnen zijn en wie er nog verwacht wordt. Dit is ook de plek waar je kunt wisselen tussen verschillende scanactiviteiten als deze voor jouw account beschikbaar zijn.

Unconfirmed - het aantal scans dat nog niet met de centrale registratiedatabase gesynchroniseerd is, bijvoorbeeld omdat er geen internetverbinding beschikbaar is. Zorg voor een verbinding met internet om de lokale scandata te synchroniseren met de server. Dit is met name na afloop van de on-site registratie van belang!

Printer - het type printer en eventuele meldingen van de printer, zoals 'paper out' en 'ribbon out'. In dat geval dient respectievelijk een nieuwe rol labels en een nieuwe print ribbon geplaatst te worden. Wanneer de printer gepauzeerd is ('printer paused') dan kan deze opnieuw geactiveerd worden met de knop aan de bovenzijde van de printer.