Orders en betalingen

Orders en betalingen

In deze tutorial leggen we je uit hoe je zicht houdt op orders en betalingen en hoe je hier wijzigingen in kunt aanbrengen, bijvoorbeeld door handmatig een order aan te maken. We adviseren om, voor je hiermee aan de slag gaat, eerst de tutorial Een gast zoeken en bewerken te doorlopen.

Veel functionaliteiten zijn afhankelijk van hoe Puerto voor jouw event is ingericht. De beschrijving ervan in deze tutorial kan dus afwijken van wat jij in Puerto te zien krijgt.

Inhoud van deze pagina:

Het orderoverzicht
Selecties maken
Selecties exporteren
Handmatig een order aanmaken
Betaalmethode kiezen en factuur verzenden
Betaling handmatig verwerken
Een order aanpassen via dupliceren
Een order annuleren en crediteren

 

Het orderoverzicht

Je vindt het orderoverzicht door in de linkerkolom onder ORDERS op Orders te klikken.

Bovenin zie je de belangrijkste statistieken. Met het blauw gemarkeerde gedeelte kun je filters toevoegen om zo binnen je orders een selectie te maken. Met de groen gemarkeerde button kun je de actieve selectie die je in het overzicht (Overview) ziet vervolgens exporteren.

 

Selecties maken

Een specifieke order zoeken of een selectie maken doe je met behulp van één of meer filters. Over de werking van filters lees je meer in de tutorial Gastselecties maken met filters. Orders kun je op basis van de volgende gegevens filteren:

• Booker (direct zoeken naar een specifieke boeker, vul hier bijvoorbeeld de achternaam of een deel van de achternaam in)
• Attributes (dit gaat om order-attributen die afhankelijk van jouw event automatisch of handmatig aan de order gekoppeld zijn)
• Discounts (kortingen)
• Discount codes (kortingscodes)
• Item attributes (daarmee vind je orders die specifieke producten bevatten)
• Payment methods (afhankelijk van de betaalmethoden die voor jouw event van toepassing zijn)
• Products (producten)
• Statuses (selecteer orders op basis van de orderstatus)
• Total (selecteer orders op basis van het orderbedrag)

Via Orders: invoice / Payment fulfilled selecteer je in één keer alle gasten die hun order volledig afgerond en betaald hebben.

 

In het eerste voorbeeld selecteren we alle orders van booker Ernesto di Invitado:

In het tweede voorbeeld verfijnen we de selectie en voegen we een tweede filter toe. We zoeken alle orders van Ernesto met een maximaal orderbedrag van € 10,00:

 In het derde voorbeeld speciferen we de selectie verder door alleen afgeronde orders te tonen:

 

Selecties exporteren

Welke filters je ook gemaakt hebt, je kunt de actieve selectie die je in het overview ziet exporteren met de zwarte button rechts bovenin. Als je deze aanklikt heb je een keuze: je kunt een CSV-bestand met orders downloaden, of een CSV-bestand op basis van de producten (items) die deel uitmaken van deze orders. De export in CSV-formaat kun je in Excel openen. Gegevens worden in het bestand in de meeste gevallen gescheiden door een puntkomma (;) - dit scheidingsteken is per gebruiker aan te passen in onze applicatie Acceso. Maak indien nodig gebruik van de Excel-wizard voor tekstimport.

In het volgende voorbeeld maken we een selectie van alle afgeronde orders. We kiezen vervolgens voor een export waarin de producten (items) gespecifieerd worden:

  

Handmatig een order aanmaken

Het handmatig aanmaken van een order doe je altijd vanuit een specifieke gast. Hoe je een gast zoekt (en vindt), leggen we uit in de tutorial Een gast zoeken en bewerken.

In dit voorbeeld gaan we naar het gastoverzicht, selecteren we de gast Ernesto di Invitado en gaan we naar het tabblad Orders van deze gast:

Klik vervolgens op de zwarte plus-button rechts bovenin om de order aan te maken. Welke items en betaalmethoden er beschikbaar zijn, is afhankelijk van de instellingen voor jouw event. Je kunt uiteraard meerdere items binnen dezelfde order plaatsen.

In dit voorbeeld voegen we voor gast Ernesto handmatig de bestelling van 2 appels en 3 peren toe:

 

Betaalmethode kiezen en factuur verzenden

Aan een handmatig aangemaakte order kun je een betaalmethode koppelen. Welke mogelijkheden er zijn is afhankelijk van de instellingen voor jouw event. We gaan in deze tutorial uit van een betaling op rekening (Invoice), waarbij automatisch een factuur wordt gegenereerd. Voor de handmatige betaalmethode en betalingen via Mollie is het proces net iets anders ingericht. Bij de handmatige betaalmethode (Manual) ontbreekt de automatisch gegenereerde factuur en dien je zelf een orderstatus te selecteren. Bij betalingen via Mollie gaat juist heel veel vanzelf. Zo wordt bijvoorbeeld de orderstatus via de terugkoppeling van de payment provider automatisch voor je aangepast. Voor meer informatie kun je terecht bij onze registratiespecialisten.

In dit voorbeeld kiezen we als gezegd voor de betaalmethode Invoice (op rekening) en verzenden we de automatisch gegenereerde factuur met één druk op de knop per e-mail naar Ernesto:

Betaling handmatig verwerken

Als je de betalingen handmatig bijwerkt, kun je een order op betaald zetten en de bestelling daarmee afronden. 

 

 

Een order aanpassen via dupliceren

De snelste manier om een order aan te passen (bijvoorbeeld om bestelde producten te wijzigen) is door gebruik te maken van de optie Duplicate order. Je vindt deze optie als je de aan te passen order opent rechts bovenin:

 

 

De oorspronkelijke order wordt bij het aanmaken van een kopie standaard gecanceld. Dit kun je aanpassen door bij het aanmaken van de kopie het vinkje bij Cancel order te verwijderen.

In de duplicaat-order kun je in het tabblad ITEMS de inhoud van de bestelling wijzigen. Via PAYMENT & STATUS kun je de order afronden met Assign & finalize order.

 

Een order annuleren en crediteren

Als je een order wilt annuleren en een creditnota wilt aanmaken, open je de betreffende order en gebruik je de button Credit order. Deze creditnota dien je nog wel handmatig te verzenden.