Gastselecties maken met filters

Gastselecties maken met filters

Op deze pagina leggen we uit hoe je binnen de gasten een selectie kunt maken. Hiervoor is Puerto Registration System uitgerust met een krachtige filter-tool. Met een filter of een combinatie van filters kun je precies de selectie maken die je wilt. Deze selectie kun je vervolgens in CSV-formaat exporteren of als verzendlijst gebruiken voor een nieuwe e-mailcampagne.

Inhoud van deze pagina:

Naar de juiste plek in Puerto
Introductie: EN en OF
Een filter toevoegen
Filters aanpassen
Filters combineren
Favoriete filters opslaan
Jouw selectie exporteren of mailen

 

Naar de juiste plek in Puerto

Klik in de linkerbalk onder GUESTS op Guests. Je krijgt een overzicht te zien van de in Puerto voor jouw event aanwezige gasten.

 

 

Introductie: EN en OF

Voor we je uitleggen hoe je een filter maakt, eerst even wat logica.

• Als je twee of meer filters combineert, toont het overzicht standaard de gasten waarvoor al deze filters WAAR zijn (dus: EN). Je kunt de wijze waarop de geneste filters gecombineerd worden wijzigen en hier OF van maken.
• Als je binnen een filter meerdere zoekcriteria gebruikt, worden de gasten geselecteerd waarvoor één of meer van de zoekcriteria WAAR zijn (dus: OF).

In het hierboven blauw gemarkeerde gedeelte, kun je altijd nagaan hoe EN en OF in de door jouw gemaakte filters worden toegepast.

 

Een filter toevoegen

Je begint het aanmaken van het filter met te bepalen of het filter gasten deel moet laten uitmaken van je selectie (Include) of gasten juist uit moet sluiten (Exclude). Daarna kun je bepalen op basis van welk type gegevens je je gasten wilt filteren. Hieronder leggen we voor elke optie uit hoe je het filter verder instelt.

 

Filteren op basis van Attributes
Dit is de default instelling. In Attributes zijn de kenmerken van je gasten opgeslagen, denk aan NAW-gegevens en het e-mailadres. Welke attributes er beschikbaar zijn, hangt af van de instellingen voor jouw event. Met Attributes zoek je binnen alle attributes tegelijk.

Wil je slechts één of meerdere specifieke beschikbare attributen selecteren, kies in de pull-down dan voor Attributes (advanced) en vervolgens voor Specific attributes. Je kunt kiezen of het attribuut met de zoekwaarde moet beginnen (Starts with), of het attribuut de zoekwaarde moet bevatten (Contains), of dat zoekwaarde en attribuut exact dienen overeen te komen (Exact). Klik vervolgens op Add filter om het filter te activeren. De gastenlijst onder Overview wordt direct aangepast.

Tip: met de zoekmethode Atrributes (advanced) / Exact kun je ook zoeken op lege attributen door de zoekwaarde leeg te laten.

 

Filteren op basis van Tags
Tags zijn waarden die vanuit Puerto aan de gasten zijn gekoppeld. Bijvoorbeeld of een gast aanwezig is of zich heeft afgemeld. De beschikbare tags zijn afhankelijk van de instellingen voor jouw event.

 

Filteren op basis van E-mail
Zijn er voor jouw event e-mails verzonden, dan kun je gasten filteren op de status van een e-mail of een specifieke campagne. Voor wat betreft de status zijn er meerdere waarden mogelijk:

Bezorgstatus

• Sent: de e-mail is verzonden.
• Delivery confirmed: de e-mail is voor zover technisch na te gaan bezorgd.
• Hard bounced: de e-mail kon niet worden bezorgd, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet bestaat.
• Soft bounced: de e-mail kon niet worden bezorgd, bijvoorbeeld omdat de mailbox van de gast vol is.
• Complained: de e-mail heeft geresulteerd in een klacht, bijvoorbeeld omdat de gast de mail als spam heeft gemarkeerd.
• Suppressed: na een hard bounce wordt dit e-mailadres door Puerto onderdrukt.
• Error: de e-mail is niet verzonden in verband met een technische fout.

Interactie

• Opened: de e-mail is door de gast geopend.
• Webversion opened: de webversie van de e-mail is door de gast geopend. 
• Clicked: de gast heeft in de e-mail op een link geklikt
• Clicked specific link: de gast heeft in de e-mail op een specifieke link geklikt (te specificeren door een url in te voeren).

 

Filteren op basis van Assigned products
Zijn er voor jouw event producten aangemaakt, zoals tickets, dan kun je filteren op de orderstatus van producten of een specifiek product. De volgende statussen zijn beschibaar.

• Creating: de gast is op dit moment aan het bestellen.
• Pending: de gast heeft besteld maar nog niet betaald.
• Completed: de gast heeft de bestelling afgerond.
• Canceled: de bestelling is geannuleerd.

 

Filteren op basis van uitnodigings- of barcode
Selecteer je de optie Invitation code of Barcode, dan kun je uitsluitend zoeken op een exacte waarde. Dit resulteert in slechts één gast en is daarmee een zoekfunctie. Over het zoeken naar en bewerken van een specifieke gast is een aparte tutorial beschikbaar.

Filteren op basis van placering
Is jouw event een geplaceerd event waarvoor je gebruik maakt van de Seating-module van Puerto, dan kun je binnen het gastenoverzicht ook hierop filteren. Hierbij kun je alle geplaceerde gasten selecteren binnen een aangemaakte Seating, binnen een Seating section en binnen een Seating section group.

 

Filters aanpassen

Je kunt een filter bewerken met het potloodje in het actieve filter. De zoekwaarde, bijvoorbeeld een tag, kan in het volgende scherm worden gewijzigd, zonder dat een nieuw filter hoeft te worden aangemaakt. Je kunt het filter ook omkeren, door Include in Exclude te veranderen (en vice versa).

 

Filters combineren

Je kunt filters met elkaar combineren. Hierbij geldt in eerste instantie dat uitsluitend gasten in de selectie worden opgenomen waarvoor alle geactiveerde filters WAAR zijn. Op basis van bovenstaande voorbeelden kan dat er zo uitzien:

Via het in de illustratie hierboven rood gemarkeerde potloodje kun je van deze EN-combinatie van geneste filters ook een OF-combinatie maken.

Gevorderden die geavanceerde filtering willen toepassen kunnen het filterproces starten door te filteren via een Conditional group, helemaal onder in de pull down bij What to filter by? Daarmee wordt een structuur aangemaakt waarbinnen op twee posities - binnen en buiten het eerste nest - filters en eventueel nieuwe filtergroepen kunnen toegevoegd:

 

Favoriete filters

Met het hartje kun je een filter of een combinatie van filters opslaan. Hierbij kun je aangeven of dit een filter is dat uitsluitend voor jou beschikbaar is, of dat je het filter met je collega's wilt delen. Opgeslagen filters vind je terug in de Favorites rechts. Daar kun je opgeslagen filters activeren, bewerken (wel of niet beschikbaar voor collega's) of verwijderen.

Goed om te weten: zie jij naast het hartje en het kruisje rechts van de toegepaste filters nog meer buttons? Dan maken we het je gemakkelijk: met deze knoppen kun je direct naar gerelateerde gasten (gastrelaties) en orders/orderitems van de actieve gastselectie gaan!

Jouw selectie exporteren of mailen

Heb je de selectie gemaakt die je wilde, dan kun je deze gasten exporteren. De export in CSV-formaat kun je in Excel openen. Gegevens worden in het bestand in de meeste gevallen gescheiden door een puntkomma (;) - dit scheidingsteken is per gebruiker aan te passen in onze applicatie Acceso. Je kunt jouw selectie ook gebruiken om binnen een campagne een e-mail te verzenden.

Voor exporteren en mailen gebruik je achtereenvolgens de twee hieronder rood gemarkeerde buttons die je rechtsboven in het gastenoverzicht ziet:

 

De eerste van deze twee gemarkeerde buttons opent de voor jouw event beschikbare exports. Dit zijn naast de geselecteerde gasten bijvoorbeeld de relaties van deze gasten, de e-ticket url's van deze gasten en de aan deze gasten gekoppelde items.

De tweede rood gemarkeerde button kun je gebruiken om op basis van je selectie een metric cluster, een metric of een e-mailcampagne aan te maken. Voor het aanmaken van een e-mailcampagne gebruik je vervolgens de oranje button Create email campaign:

 

Als je filter klopt, hoef je om jouw mailing te verzenden alleen de details van je campagne nog in te vullen. Hoe je dat doet lees je in de Een mailing aanmaken en verzenden, in het hoofdstuk 'De details van de campagne'.

En dan nog even wat betreft de twee niet rood gemarkeerde zwarte buttons boven het overzicht:

• Met de +-button voeg je handmatig een gast toe.
• De eerste zwarte button heeft betrekking op bulk-imports van gasten. Dit, alsmede het creëren van metrics voor statistieken en grafieken op het dashboard, is echter Puerto voor gevorderden. Jouw contactpersoon bij Invitado legt je graag uit hoe je deze functies zelf kunt gebruiken, als je dat zou willen.