Een gast zoeken en bewerken

Een gast zoeken en bewerken

De gegevens van een gast bewerken? Dat begint met het zoeken én vinden van de betreffende gast. Hoe je dat doet, leggen we uit in deze tutorial. Daarna kun je de gegevens veranderen (tags en attributen) en gastrelaties leggen. Zijn er voor jouw event producten geconfigureerd, dan kun je vanuit het gastdetailoverzicht ook handmatig orders aanmaken en betalingen verwerken. Zie daarvoor de tutorial Orders en betalingen.

Inhoud van deze pagina:

Naar de juiste plek in Puerto
Zoeken naar een gast
Gastgegevens wijzigen (attributen en tags)
Een nieuwe gast toevoegen
E-mails nogmaals verzenden
Een gastrelatie toevoegen
Bulkacties (meerdere gasten)
Logboek per gast
Orders en betalingen wijzigen

 

Naar de juiste plek in Puerto

Klik in de linkerbalk onder GUESTS op Guests. Je krijgt een overzicht te zien van de in Puerto voor jouw event aanwezige gasten.

­¡Muy importante! Controleer altijd of er in het blauw gemarkeerde gedeelte nog eerdere zoekopdrachten of gemaakte filters actief zijn. Verwijder deze met een van de kruisjes (per filter of in één keer alle filters tegelijk).

 

Zoeken naar een gast

In de default instelling zoek je binnen alle attributen van een gast. Attributes zijn de kenmerken van je gasten, zoals NAW-gegevens en het e-mailadres. Je activeert de zoekopdracht door het filter toe te voegen of door je zoekopdracht met enter te bevestigen. De resultaten bevatten je zoekcriterium. Als je zoekt naar nest, dan vind je dus Ernesto.

In het volgende voorbeeld ga je binnen meer dan 111.000 gasten op zoek naar Ernesto di Invitado op basis van de zoekwaarde Ernesto:

Krijg je (te) veel zoekresultaten terug? Dan kun je:

a. het met een andere, meer onderscheidende zoekopdracht opnieuw proberen (zoek bijvoorbeeld op di Invitado)

b. het aantal resultaten beperken met een tweede, aanvullende zoekopdracht (bijvoorbeeld Mexico)

c. De resultaten oplopend of aflopend sorteren met behulp van de pijltjes boven de kolommen:

Door op het zoekresultaat of op het potloodje erachter te klikken, open je de gastdetailpagina. Daar vind je, verdeeld over verschillende tabbladen, alle gegevens van de specifieke gast:

 

Gastgegevens wijzigen (attributen en tags)

In het tabblad DETAILS vind je alle persoonsgegevens van de gast. De technische gegevens (rechts) kun je niet wijzigen, de attributen van een gast (links) wel. Rechtsonder kun je ook de aan de gast toegekende tags aanpassen, mocht dat nodig zijn. Sla je wijzigingen altijd op met Save.

In het volgende voorbeeld wijzigen we de functie van gast Ernesto di Invitado en wijzigen we zijn tags:

 

Een nieuwe gast toevoegen

Wil je een nieuwe gast toevoegen, dan doe je dit door rechtsboven in de Overview op de +-button te klikken. Vul alle vereiste, benodigde en gewenste gegevens in, en voorzie de gast van de juiste tags. Heb je een e-mailadres toegevoegd, dan kun je de nieuwe gast vanuit Puerto meteen mailen (zie verder).

 

E-mails opnieuw verzenden

In het tabblad COMMUNICATION zie je welke e-mails naar de gast verzonden zijn. Je kunt de status van de zending bekijken, en zelfs nagaan of de gast het bericht geopend heeft en daarbinnen op een link heeft geklikt.

Wil je een e-mail handmatig of nogmaals naar een gast verzenden, doe dat dan met de zwarte plus-button rechtsboven.

In het volgende voorbeeld verzenden we de mail Test email nogmaals naar deze specifieke gast:

Bij E-tickets zie je een overzicht van de aan de gast gekoppelde e-tickets. Met de zwarte plus-button links koppel je handmatig een nieuw ticket aan de gast.

 

Een gastrelatie toevoegen

Als er voor jouw event gastrelaties gedefinieerd zijn, kun je twee gasten handmatig aan elkaar koppelen. Je doet dit vanuit het tabblad RELATIONS op de gastdetailpagina van de ene gast. Je klikt op de zwarte plus-button, kiest het soort relatie en voegt vervolgens de tweede gast toe vanuit de Overview-pagina.

In het volgende voorbeeld voegen we Ernesto di Invitado als subgast toe aan hoofdboeker Julio:

 

Logboek per gast

Op het tabblad HISTORY zie je alle wijzigingen die met betrekking tot de gast zijn aangebracht. Per wijziging zie je wanneer de mutatie gedaan is en door wie.

 

Bulkacties (meerdere gasten)

Let op: bulkacties kunnen niet zo maar ongedaan worden. Maak hier dus alleen gebruik van als je weet waar je mee bezig bent. Overleg bij twijfel altijd even met je contactpersoon bij Invitado!

Zodra je met filters een specifieke groep gasten in beeld heb gebracht, dan kun je de getoonde gasten selecteren met de eerste checkbox boven de zoekresultaten. De grijze buttons voor bulkacties, rechtsboven in het Overview-venster, kleuren dan paars. Bestaat het overzicht uit meerdere pagina's, dan verschijnt er een extra checkbox waarmee alle gefilterde gasten kunnen worden geselecteerd. 

• Tag verwijderen of toevoegen: De eerste twee paarse buttons hebben betrekking op aan de geselecteerde gasten toegekende tags. Met de eerste verwijder je een tag, met de tweede voeg je een beschikbare tag aan de gastselectie toe.
• Mail of SMS versturen: Met de derde en vierde paarse button kun je de geselecteerde gasten een binnen het project beschikbare e-mail of SMS versturen.
• E-ticket toekennen: Met de vijfde paarse button kun je een e-ticket toekennen aan een gast.
• Verwijderen: Met de laatste paarse button verwijder je de geselecteerde gasten. Dit is definitief, dus doe voorzichtig!

 

Orders en betalingen wijzigen

Als er voor jouw event producten besteld kunnen en eventueel betaald moeten worden, dan kun je hierin voor een individuele gast handmatige wijzigingen doorvoeren via het in dat geval zichtbare tabblad ORDERS. Hoe dit eruitziet en wat jij zelf kunt doen, is volledig afhankelijk van de inrichting van jouw event. Voor meer uitleg over jouw specifieke situatie kun je altijd terecht bij de registratiespecialist van Invitado. In de tutorial Orders en betalingen leggen we de meest gebruikte functionaliteiten uit.