FAQ

Flauw gezegd: een ondertekende offerte. Maar in de praktijk komt het daar wel op neer. Voor het opstellen van de offerte duiken we al zo diep in jouw evenement, dat we zodra we een go hebben ook daadwerkelijk aan de slag kunnen. Het allereerste wat we concreet moeten weten, is welke domeinnaam we voor het event mogen registreren. Maar natuurlijk ontvangen we het liefst een zo compleet en helder mogelijke briefing. Tover je die niet zomaar uit de hoge hoed, dan helpen onze specialisten je graag.

Nee, omdat er niet zoiets bestaat als 'onze software'. Voor elk evenement richten wij de registratieomgeving apart in. Zo weten we zeker dat we de registratie van jouw evenement optimaal kunnen verzorgen. Dit doen we met bestaande modules, maar ook door compleet nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen. De functie die jij zoekt, kunnen wij leveren. Zolang er maar voldoende tijd is en er ook de bereidheid is in vernieuwende technieken te investeren, kun je daar gerust van uitgaan!

Elk event is anders, en elke organisator heeft andere wensen en voorkeuren. Invitado onderscheidt zich door geen standaard systeem aan te bieden, maar de registratieomgeving voor elk evenement apart op te bouwen en in te richten. Dus nee, wij hebben geen demo-systeem of proef-periode waarin je onze software kunt gebruiken.

Wat we wel hebben, is een live demo, waarin je de look and feel van onze formulieren kunt ervaren. Of beter: alleen de feel, want hoe jouw registratiepagina eruitziet wordt natuurlijk bepaald door de huisstijl van jouw beurs, congres of event. Hoe dit bij andere projecten uitpakte, kun je zien in onze cases.

Ja. Wij werkten al langer volgens de ISO-27001 standaard, maar sinds begin 2019 zijn we ook daadwerkelijk ISO-gecertificeerd en hanteren we alle protocollen. De gegevens van jou en je bezoekers zijn bij ons dus in vertrouwde handen.

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met de partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Onze opdrachtgevers moeten dat volgens de AVG met ons doen. Maar omdat wij het je graag zo eenvoudig mogelijk maken, stellen wij die overeenkomst voor je op, geheel afgestemd op jouw event indien je wenst.

Nee, wij verwerken persoonsgegevens namens het eventbureau en hebben als subverwerker geen zakelijke relatie met de uiteindelijke opdrachtgever. De AVG schrijft voor dat wij een verwerkersovereenkomst afsluiten met het bureau, niet met de opdrachtgever van dit bureau. Zouden we dat wel doen, dan zouden wij geen registratiedata kunnen delen met het eventbureau. De overeenkomst tussen het bureau en Invitado wordt overigens wel benoemd in de verwerkersovereenkomst die de opdrachtgever met het eventbureau afsluit.

Ja, zowel voor de verwerkersovereenkomst als de privacyverklaring hebben wij modeldocumenten beschikbaar die we graag met onze klanten delen.

In een privacyverklaring vertel je de gebruiker van je registratiesite minimaal:

• Wie je bent
• Hoe je te bereiken bent
• Met welk doel je persoonsgegevens verzamelt
• Welke gegevens essentieel zijn voor de registratie
• Hoe bezoekers hun gegevens kunnen inzien, wijzigen of verwijderen
• Welke partijen inzage hebben in de gegevens en waarom
• Welke technische maatregelen je neemt om ervoor te zorgen dat de gegevens veilig worden verwerkt en opgeslagen
• Hoelang de data wordt bewaard
• Of de gegevens ook buiten de EU worden verwerkt
• Welke functionele en analytische cookies worden geplaatst bij gebruik van de website en hoe dit kan worden geweigerd
• Waar de gebruiker terecht kan met klachten

Ja, pas als de de privacyverklaring de gebruiker van de website bereikt heeft, is deze rechtsgeldig. De enige manier waarop je jezelf hiervan kunt verzekeren, is de gebruiker dit te laten verklaren met een vinkje.

Indirect kan een op het eerste gezicht onschuldige vraag over dieetwensen ervoor zorgen dat je met je registratieformulier bijzondere en dus privacy gevoelige persoonsgegevens verzamelt. Zo kan een keuze voor halal gerelateerd worden aan de religie van een bezoeker, en heeft de keuze voor een glutenvrij dieet veelal een medische reden.

De AVG stelt dermate hoge eisen aan het verwerken van dergelijke bijzondere persoonsgegevens, dat wij organisaties ten stelligste afraden deze vraag te stellen. Als deze informacion voor je catering echt noodzakelijk is, kun je overwegen dit via een open vraag met een vrij tekstveld te doen. De bezoeker kan dan zelf kiezen of en vooral in welke woorden hij zijn dieetwensen kenbaar maakt, en geeft zo impliciet (en duidelijker dan via een aangevinkte voorkeur in een meerkeuzevraag) toestemming voor de verwerking ervan.

Als ISO 27001-gecertificeerde organisatie die zich volledig conformeert aan de AVG-richtlijnen, garanderen wij dat de gegevens van onze klanten en gebruikers van onze systemen bij ons in veilige en vertrouwde handen zijn. Dat wij voor onze systemen gebruik maken van de diensten van Amazon Web Services (AWS) doet hier niets aan af. De constatering van het Europese Hof van Justitie dat het EU-VS Privacy Shield onvoldoende waarborgen biedt, staat namelijk los van de overeenkomsten die wij op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) met AWS hebben. Deze clausules, die onverkort deel uitmaken van het AWS Data Processing Addendum (DPA) en de leveringsvoorwaarden van Amazon, conformeren zich volledig aan de Europese AVG-wetgeving. Het Europese Hof van Justitie heeft dan ook bevestigd dat dataveiligheid bij doorgifte van data buiten de EU conform deze valide SCC's in geen geval in het geding is (Lees meer).

Mail deze nooit, maar maak hiervoor gebruik van onze beveiligde applicatie Seguro via deze link.

In Excel. Plaats al je gasten in hetzelfde tabblad. Werk zo consequent mogelijk en splits de data uit in zoveel mogelijk aparte kolommen, dus: voor- en achternaam gescheiden, et cetera. Hoe verder de data is uitgesplitst, hoe flexibeler je bent in het verwerken ervan. Als je wilt, kun je gebruik maken het gastenlijst template. In het tweede tabblad vind je een invulvoorbeeld. Houd overigens rekening met de AVG: verstuur je Excel-bestand niet via e-mail, maar deel het met ons via onze beveiligde applicatie Seguro via deze link.

Aan onze kant nemen we alle technische voorzorgsmaatregelen om dat voor te zijn, maar helemaal voorkomen kunnen we het helaas niet. Dit hangt namelijk helemaal af van de spamfilters van de ontvanger of de organisatie van de ontvanger. Organiseer je een bedrijfsevenement, dan adviseren wij het afzendadres van de uitnodiging tijdig aan de whitelist van deze organisatie toe te laten voegen.

De uitnodiging en de reminder kun je eventueel zelf versturen, maar houd er rekening mee dat dergelijke berichten dynamische gegevens bevatten, zoals de inloggegevens voor de registratiesite. Bevestigingen worden altijd vanuit ons systeem verstuurd.

Ja, vanuit ons registratiesysteem kunnen we aanmeldingen direct toevoegen aan een mailinglist binnen jouw MailChimp-account. Door de koppeling uit te breiden, kunnen op deze manier ook kenmerken als show/no-show worden toegevoegd. Zo is jouw mailinglist altijd up-to-date en via de MailChimp-filters te segmenteren voor een optimale mailcommunicatie.

Dan brengen onze registratiespecialisten je op de hoogte van de genodigden die hun uitnodiging niet hebben ontvangen. Redenen voor bouncen kunnen zijn: een niet (meer) bestaand e-mailadres, een volle mailbox, out-of-office-instellingen of spam- of mailfilters aan de kant van de ontvanger.

Ruim van te voren, zeker als de genodigden druk bezette personen zijn of als het evenement in een drukke periode valt. Eigenlijk geldt: hoe eerder, hoe beter. Zorg er wel voor dat je al wat over je event kunt vertellen, zodat de ontvanger meer te zien krijgt dan een datum en jouw event ook echt al een beetje begint te leven.

In het algemeen geldt overigens dat je mail het beste kunt verzenden op momenten dat de ontvanger het bericht in zijn mailbox ziet verschijnen. Dan is de attentiewaarde het hoogst. Dus liever niet in de lunchpauze of aan het einde van de dag.

En ongevraagd nog een handige tip: voorzie de save-the-date van een link waarmee de lezer jouw event met één klik of tap in zijn digitale agenda zet. Onze registratiespecialisten doen dit graag voor je.

Ruim van tevoren, maar weer niet zolang dat er nog van alles tussen kan komen en je bezoeker vergeet dat hij zich heeft aangemeld. Zorg er in elk geval dat op het moment van verzending het registratieformulier werkt en dat je programma rond is.

In het algemeen geldt overigens dat je mail het beste kunt verzenden op momenten dat de ontvanger het bericht in zijn mailbox ziet verschijnen. Dan is de attentiewaarde het hoogst. Dus liever niet in de lunchpauze of aan het einde van de dag.

De genodigen die zich nog niet hebben aangemeld kun je een paar weken voor het event reminden. En de bezoekers die zich wél hebben aangemeld kun je een paar dagen voor het event nog een reminder sturen, met last minute informatie over wegwerkzaamheden en parkeren bijvoorbeeld. Het is goed om in deze reminder iets meer van het programma van het event prijs te geven. Door de spanning op te bouwen, trek je je bezoekers definitief over de streep.

En al klinkt het misschien raar: maak het je bezoekers eenvoudig om zichzelf af te melden. Met een afmeldlink in de reminder voorkom je dat je op de dag van het event verrast wordt door onverwachte aantallen no-shows.

Si, natürlich, no problem!

In de toekomst misschien wel, als je dat per se zou willen, maar op dit moment doen onze Event Registratie Specialisten dat voor je. Achter onze formulieren gaat namelijk zoveel intelligentie schuil, dat een standaard formbuilder de mogelijkheden te veel zou beperken. Graag leggen we je in een persoonlijk gesprek uit hoe we precies te werk gaan.

Ja, het formulier wordt volledig dynamisch opgebouwd. Dat betekent dat de verschillende stappen niet alleen afhankelijk kunnen zijn van vooraf gedefinieerde verschillende soorten bezoekers (vips, pers, et cetera), maar ook van eerder tijdens de aanmelding gemaakte keuzes. Superslim, net als onze specialisten, die het formulier volledig geoptimaliseerd voor jouw event voor je opbouwen.

De formulieren worden door ons altijd voorzien van de look and feel van jouw event. Bekijk de live demo's om te zien wat er allemaal mogelijk is. Een overzicht van alle denkbare functionaliteiten vind je hier.

Ja, van een eenvoudig registratieformulier tot een meerdaags event met een uitgebreid programma: ons systeem is hier volledig op ingericht. Zelfs vanuit een blokkenschema, als je dat wilt. Elk programmaonderdeel is voorzien van een capaciteitscontrole. Daarnaast zorgen we ervoor dat de gebruiker geen overlappende sessies of workshops kan selecteren. Een overzicht van alle mogelijkheden binnen onze onlineregistratiesoftware vind je hier.

Ja, in onze registratieformulieren is standaard rekening gehouden met een capaciteitscontrole, zowel voor het evenement als voor de verschillende programmaonderdelen, zoals workshops en deelsessies. Of je deze wilt gebruiken is natuurlijk aan jou.

Uiteraard. We houden de aanmelding graag zo laagdrempelig mogelijk, en begrijpen dat je bezoekers tijd nodig hebben om hun keuzes te bepalen. Bezoekers kunnen hun aanmelding daarom te allen tijde aanpassen of aanvullen. Bijvoorbeeld hun selectie van workshops of deelsessies.

Organiseer je een betaald event? Dan zorgen wij ervoor dat ons systeem kan communiceren met jouw favoriete payment service provider. Onze favoriete PSP is Mollie. De integratie van dit online betaalststeem hebben we in onze software alvast voorbereid.

Via Mollie kun je onder meer iDEAL, creditcard en PayPal-betalingen ontvangen. Mollie werkt niet met een abonnement, maar brengt kosten per transactie in rekening. De technische implementatie van Mollie doen wij voor je, het administratieve beheer hou je in eigen hand.

Ja, dat kan, maar heeft niet onze voorkeur. Om snel te kunnen schakelen en niet afhankelijk te zijn van interne systeembeheerders en externe hostingpartijen, werken we het liefst op een apart domein, waartoe we de volledige toegang hebben en die we geheel voor de bezoekersregistratie kunnen optimaliseren.

Aan onze kant nemen we alle technische voorzorgsmaatregelen om dat voor te zijn, maar helemaal voorkomen kunnen we het helaas niet. Dit hangt namelijk helemaal af van de spamfilters van de ontvanger of de organisatie van de ontvanger. Organiseer je een bedrijfsevenement, dan adviseren wij het afzendadres van de mails tijdig aan de whitelist van deze organisatie toe te laten voegen.

Het hostingpakket bestaat uit de registratie van de domeinnaam, 1 jaar hosting en een SSL-certificaat, dat bij de verwerking van persoonsgegevens door de AVG verplicht wordt gesteld.

Onze optimaal beveiligde servers staan in Nederland. Wij maken gebruik van de diensten van de net als wij ISO 27001 gecertificeerde hosting provider Exonet.

Ja, dat maken we graag voor je aan. De mails die op dit adres worden ontvangen slaan we op in een mailbox, of sturen we automatisch door naar één of meerdere adressen.

Voor transactionele mails rekenen we geen verzendkosten. Voor campagnemails brengen € 0,032 per verzonden bericht in rekening. Hiervoor wordt in de offerte een bedrag begroot. We factureren de daadwerkelijk verzonden e-mails.

Documentatie, video's en handige links vind je op de Help & Service-omgeving van onze website. Kijk op invitado.nl/nl/support/saludo voor tutorials over zowel de desktopversie als de mobiele Saludo-app. Je vindt ze in de grijze balk links.

Je vindt de backend van Saludo op saludo.invitado.nl. Je logt in met je Acceso-account. Ook vanuit Acceso kun je via de button My apps (rechtsboven in de menubalk) naar de beheeromgeving van Saludo.

Het Windows-wachtwoord van de scan-laptop is sc@nner. Toegang tot de laptop geeft geen toegang tot persoonlijke gegevens. Deze data wordt versleuteld opgeslagen en is uitsluitend via de scansoftware en met een valide Saludo-account te benaderen.

• Laptop: Je vindt de Saludo scan-applicatie op het bureaublad van de scanlaptops.
• Mobiel: Wil je gebruikmaken van de mobiele applicatie en heb je deze nog niet geïnstalleerd, dan vind je deze in de app-stores van Apple en Google. De volledige naam in de app-stores is Saludo Scan App by Invitado.

Inloggen doe je met een QR-code die je via Invitado hebt ontvangen. Ben je die kwijt of heb je geen QR-code ontvangen, dan is deze terug te vinden in de beheeromgeving van Saludo. Ga in de linkerkolom naar Scanners en selecteer de scanner die je wilt gebruiken in het overzicht. Onder aan de pagina vind je de QR-code waarmee kan worden ingelogd. Je kunt de QR-code downloaden of printen.

Om veiligheidsredenen wordt de scansoftware gelockt als het enige tijd niet is gebruikt. Om het te unlocken heb je de QR-code nodig die je van Invitado of de organisatie hebt ontvangen. Scan deze QR-code en je kunt weer scannen.

Controleer of CAPS LOCK is geactiveerd. Als dit het geval is, schakel dit dan uit door nogmaals op de Caps Lock-toets te drukken. Probeer de QR-code opnieuw te scannen.

Als dit het probleem niet verhelpt, controleer dan in de Windows-instellingen van de laptop of voor de toetsenbordindeling Nederlands, VS of VS Internationaal geselecteerd is. Deze vindt je via de  ⊞-toets, Instellingen, Tijd en taal, Taal, Toetsenbord. Is dit niet het geval, kies dan een van de drie genoemde indelingen en scan de QR-code opnieuw.

Controleer in Puerto of de gast voldoet aan de voorwaarden om met dit scanstation gesynchroniseerd te worden. Zo niet, pas dit dan aan en sla de gast opnieuw op. Als het scanstation verbinding heeft met internet, zou de wijziging binnen maximaal 10 seconden gesynchroniseerd moeten zijn. Scan de gast opnieuw. Wordt de gast opnieuw niet gevonden, neem dan contact op met Invitado.

Ga na of de printer verbonden is met het scanstation en aan staat. Rechts in de statusbalk staat dan Ready to print. Is dit niet het geval, koppel de printer dan opnieuw. Dit doe je door de usb-kabel los te koppelen en opnieuw aan te sluiten. Afhankelijk van de instellingen (bijvoorbeeld omdat een gast bij de tweede keer scannen geen nieuwe badge krijgt) kun je een badge opnieuw printen via reprint, linksonder in het scherm.

Badges zijn er in vele soorten en maten. Om een lang verhaal kort te houden, bieden wij twee oplossingen: voorgedrukte kartonnen badges (die we beplakken met ter plaatse geprinte labels) en ExpoBadges (die op locatie in zijn geheel on demand worden geprint). Toch benieuwd het lange verhaal? Dat vind je in onze brochure.

Het formaat van kartonnen badges en onze labels is variabel. De door ons meest gebruikte label-formaten zijn 75 x 25, 76 x 50, 102 x 38 en 102 x 76 mm. ExpoBadges zijn beschikbaar in de formaten 86 x 54, 96 x 82 en 96 x 134 mm.

Mooi, snel en betaalbaar, dat is onze meest toegepaste oplossing. Hierbij zorg je zelf voor kartonnen badgekaarten en printen wij op locatie een gepersonaliseerd label uit die op deze kaart wordt geplakt. Met ExpoBadges, die volledig on demand worden geprint bij de entree van jouw event, bieden we je een flexibele oplossing aan waarmee je nooit met drukwerk blijft zitten.

Ja, dat kan. Bij de kartonnen badgekaarten printen we dan twee labels die aan beide zijden op de kaart worden geplakt. Bij ExpoBadges printen we beide zijden in één keer. Uiteraard kunnen voor- en achterzijde verschillend zijn.

Ja, als je dat per se wilt, kunnen wij drukwerk voor je regelen, maar de meeste opdrachtgevers houden dit liever zelf in handen. Kies je voor ExpoBadges dan worden de badges in zijn geheel on demand geprint en is er dus sowieso geen drukwerk nodig.

Dat bepaal jij. De naam van de deelnemer, de naam van zijn organisatie en een QR-code zijn vrij standaard, maar bij congressen kunnen we ook het persoonlijke dagprogramma van de deelnemer printen. Onze registratiespecialisten vertellen je graag meer over de mogelijkheden en helpen je bij het bepalen van je keuze.

Kartonnen badges beplakken we met labels waarop we omwille van de snelheid alleen zwart kunnen printen. De ExpoBadge-printers printen de gehele badge op locatie full colour.

Dat is afhankelijk van twee factoren: het aantal bezoekers op het piekmoment van de on-site registratie en van wat wij precies komen doen. Als we alleen komen scannen, dan kunnen we 500 bezoekers per scanstation per uur verwerken. Printen we ook de badges, dan is dit 300 bezoekers per uur.

Ja, natuurlijk kan dat. Onze scanstations nemen dan maar 40 x 50 cm ruimte in en verwerken per station zo'n 500 bezoekers per uur. Als je alleen wilt scannen, kan dat ook met onze Saludo scan-app. Samen met je smartphone heb je daarmee ook de on-site registratie volledig in eigen hand. Verderop in deze FAQ lees je er meer over!

Een scanstation neemt 40 x 50 cm ruimte in als we alleen komen scannen. Voor een scanstation met labelprinter is dit 80 x 50 cm. Voor een scanstation met ExpoBadge-printer 80 x 80 cm.

Onze laptops moeten tijdens het scannen kunnen communiceren met de registratiedatabase, en die is veilig opgeslagen in de cloud. Alleen zo kunnen we garanderen dat een ticket maar één keer gebruikt wordt en weet je als organisator ook precies wie e al binnen zijn en wie nog niet. Valt internet weg? Dan kan het scannen gewoon doorgaan. Synchronisatie tussen het registratiesysteem en de verschillende scanners vindt plaats zodra de verbinding met internet weer hersteld is. 

Als internet uitvalt of als de server onbereikbaar is, schakelen de scanstations automatisch over op lokaal en offline scannen. Op elk station bevindt zich een tot op het moment van storing bijgewerkte kopie van de gegevens uit de registratiedatabase die nodig zijn om te kunnen scannen en printen. Zodra de verbinding weer hersteld is, worden alle scanstations en de online database op de achtergrond weer met elkaar gesynchroniseerd.

Ja, onze software Saludo is ook beschikbaar in een app voor iOS en Android. Deze kun je vanuit de bekende appstores downloaden. Wil je je medewerkers niet met hun eigen telefoons laten scannen, dan kunnen wij desgewenst ook smartphones leveren. Belangrijk: scannen via onze app kan niet in combinatie met het printen van badges.

Nee, simpelweg omdat de meeste opdrachtgevers dat liever zelf regelen. We kunnen je natuurlijk wel een aantal bureaus aanbevelen waarmee wij goede ervaringen hebben en waarvan de hostessen graag met onze apparatuur werken.

Een bedrade internetaansluiting of productie-wifi, het meubilair en voldoende stroom: één stroompunt per scanstation als we alleen komen scannen, twee als we ook komen printen. En tegen de tijd dat we klaar zijn met opbouwen, verwachten we dat de hostessen staan te popelen om van onze Medewerker Eerste Indruk te horen hoe al die mooie spullen werken.

Dat hangt natuurlijk van het aantal scanstations af, maar voor de opbouw van de apparatuur, het inrichten en configureren van het netwerk en het instrueren van de hostesses zou bij een gemiddeld project een uur meer dan genoeg moeten zijn. Dan gaan we er wel vanuit dat de balies als we arriveren op zijn plek staan en stroom en internet geregeld zijn.

Ja, dat kan ook. Maar ongeacht de weersomstandigheden wél met een dak boven ons hoofd - bijvoorbeeld van een partytent. Onze medewerkers én onze apparatuur kunnen slecht tegen felle zon en regen, vandaar...

Ja, wij begroten standaard 4 uur voor installatie en support op locatie. Onze registratiespecialist houdt gedurende die tijd nauwlettend in de gaten of het scanproces soepel verloopt en verhelpt snel eventuele problemen. Aanvullende support kan per uur worden afgenomen. Maak je gebruik van onze Saludo Scan App, dan hoeven we niet op locatie aanwezig te zijn.

Als bij vertrek van onze medewerker de on-site registratie al voltooid is, nemen we de spullen natuurlijk heel graag weer mee terug. Zo niet, dan laten we onze apparatuur achter. Het tijdig en onbeschadigd retourneren van deze spullen is in dat geval de verantwoordelijkheid van onze opdrachtgever. Eventuele koerierskosten zijn ook voor zijn rekening en maken geen deel uit van de in de offerte opgestelde begroting.

Dat kan heel snel, binnen een paar werkdagen. We configureren onze Vaya Visitor App voor jouw event, waarna jij aan de slag kunt met de content. De app is dan onderdeel van onze overkoepelende app en biedt alle denkbare mogelijkheden op alle mogelijke smartphones.

Si, die is er. Je opent de universele web-app via deze link. Voor de ultieme app-beleving open je deze link bij voorkeur op je telefoon.

We hebben een dedicated CMS ontwikkeld, speciaal voor deze app. Op de Help & Service-pagina vind je een introductiedocument. Daarmee kun je binnen het CMS razendsnel met jouw content uit de voeten.

Binnen de beheeromgeving van Vaya bevindt zich een berichtencentrum. Daar kun je berichten aanmaken en verzenden (direct of uitgesteld) naar alle of een deel van je gebruikers. Je leest hier meer over in de tutorial Notificaties versturen.

Een heleboel! Op deze pagina vind je een overzicht van alle beschikbare functionaliteiten. Welke je voor jouw event wil inzetten, is aan jou!

De QR Quest is een superflexibele module binnen de Vaya Visitor App die op verschillende manieren kan worden ingezet. In het filmpje hieronder vertelt Cristien je hoe je de QR Quest tijdens jouw event kunt inzetten.

Neem je deel aan een online event dat gehouden wordt via Transmisión Livestreams, dan vind je hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen. Er is ook een FAQ voor sprekers en moderators en een FAQ voor organisatoren beschikbaar.

Je bereikt het portal via de persoonlijke deelnamelink die je per e-mail ontving. Als dit niet werkt, kopieer dan de link vanuit de mail in de adresbalk van je browser.

Het portal werkt op alle courante browsers. Internet Explorer wordt daarom niet ondersteund. Afhankelijk van je device adviseren we een actuele versie van een van de volgende browsers:

Windows
Chrome, Firefox of Edge

Mac
Chrome, Firefox of Safari

iPhone/iPad
Safari

Android
Chrome of Firefox

Aan het begin van je deelname wordt je browser gecheckt en krijg je indien nodig aanwijzingen hoe je deze kunt updaten. Wil je dit op voorhand zelf controleren? Dit zijn de minimale versienummers per browser:

Edge 79
Chrome 78
Firefox 60
Safari 12

Sommige browsers staan niet toe dat de videoplayer automatisch wordt gestart. Dit kan zelfs van gebruiker tot gebruiker verschillen. In het videogedeelte (meestal een zwart vlak) kun je de video of livestream zelf starten met de play-button die in beeld verschijnt. Heb je wel beeld maar geen geluid, dan kun je je player unmuten. Dit doe je door met je cursor over het beeld te bewegen. Linksonder zie je dan een speaker-icoontje verschijnen waarmee je het geluid kunt inschakelen.

Afhankelijk van de oorzaak, zijn hiervoor verschillende oplossingen mogelijk:

• Beweeg je muis in het venster met het bewegende beeld. Het kan zijn dat je browser het geluid automatisch heeft gemute. Linksonder verschijnt een speaker-icoontje waarmee je het geluid kunt inschakelen
• Controleer of het geluid van je computer aan en hard genoeg staat
• Ververs je scherm (op de meeste computers met F5)
• Sluit je browser en start hem via je deelnamelink opnieuw op
• En voor de zekerheid: als je het geluid via je speakers wil horen, heb je dan geen oortjes aangesloten die dat verhinderen?

Je kunt je scherm verversen (op de meeste computers doe je dat via F5) of je browser sluiten en via je deelnamelink opnieuw openen.

Ververs de pagina met een toetscombinatie of (indien beschikbaar) met de fysieke refresh-toets van je device:

Windows: [F5], [CTRL F5], [CTRL Shift R], [Refresh] en/of [CTRL Refresh]
Apple: [⌘ R], [Refresh], [Shift Refresh]
Chromebook: [Refresh], [CTRL Refresh]

Heeft dit niet het gewenste resultaat, bekijk dan de mogelijke oorzaken en oplossingen op deze pagina.

Dit ligt in veel gevallen aan de instellingen van je browser. Ga naar de Instellingen en wijzig de betreffende instelling. In Chrome vind je dit bij Geavanceerd en vervolgens Systeem. In Firefox onder het kopje Prestaties. Wijzig de instelling. Als dit het probleem niet verhelpt, zet de instelling dan weer terug en controleer opnieuw of het nu functioneert. Zo niet, dan kan het platform op jouw device niet worden gebruikt.

Dat komt omdat wij de camera alleen activeren als dat nodig is.

Klik in de url-balk van je browser even op het slotje voor het internetadres. Daar kun je het gebruik van je camera en microfoon toestaan. Klik daarna rechtsboven nog even op de settings-button en doorloop de test nogmaals. Als er meerdere keuzes beschikbaar zijn, probeer dan in de pulldowns een andere camera en/of microfoon te kiezen.

Wij passen de kwaliteit van beeld en geluid automatisch aan aan jouw verbinding. Als je problemen ondervindt, is je internetverbinding momenteel niet sterk genoeg voor de laagste kwaliteit. Kun je op een andere manier verbinding met internet maken, via een kabel of direct (en dus niet via een VPN- of Citrix-verbinding)?

Het kan zijn dat de zijbalk nu is uitgeschakeld. Anders zie je als je je muis over het scherm beweegt aan de onderkant een ronde button met één grote en drie kleine vierkantjes verschijnen. Hiermee kun je de zijbalk met de chat en Q&A tonen en verbergen. Als je hier nogmaals op klikt, komt de zijbalk weer terug.

Als de organisatie de mogelijkheid biedt tijdens het event te wisselen van sessie, dan doe je dit via de button 'Wissel van sessie', rechtsboven in het scherm van het platform.

De deelnamelink is uniek en persoonlijk, en kan dus slechts op één device tegelijk worden gebruikt. Je kunt natuurlijk wel met meerdere personen naar één scherm kijken ;-)

Tijdens het event is er een helpdesk beschikbaar voor technische vragen. Je bereikt de helpdesk via de link in de bevestigingsmail die je ontving of via de button rechtsboven in het scherm van het event portal.

Ben je moderator of neem je als spreker deel aan een online event dat gehouden wordt via Transmisión Livestreams, dan vind je hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen. 

Met name voor (webcam)sprekers is ook de FAQ voor deelnemers interessant. Daarnaast is er ook een FAQ voor organisatoren beschikbaar.

Er zijn twee manieren om in de moderatie-omgeving te komen. 

1. Via je persoonlijke deelnamelink open je het platform van het event. Met het hamer-icoontje, rechts bovenin het scherm, kom je in het moderation panel van het event. 

2.  Is er een Acceso-account voor je aangemaakt, ga dan naar transmision.invitado.nl/admin en log in. Je opent het moderation panel vervolgens door op Open moderation panel, links onderin te klikken. 

Heb je toegang tot meerdere flows, selecteer in Program dan eerst de flow waarin je wilt modereren. 

Jazeker. Die kun je hier downloaden.

Ja, die is er. Je kunt de pdf hier downloaden.

Je ontvangt net als alle deelnemers een persoonlijke link per e-mail waarmee je het portal kunt bezoeken. Je doorloopt automatisch een technische check, waarin onder meer je webcam en microfoon worden geconfigureerd. Voor zover dit niet automatisch gebeurt, kies je in het menu je eigen sessie.

Wanneer jouw presentatie begint verschijnt er bij de host een knop START UITZENDING. Als de host hierop klikt worden jouw microfoon en webcam ingeschakeld en kunnen de deelnemers aan jouw sessie je zien en horen. Er is een instructiedocument beschikbaar waarin je leest hoe je tijdens je presentatie je scherm kunt delen en je camera en microfoon in en uit kunt schakelen. Het schermdelen is afhankelijk van de jou toegekende rechten. Hiervoor adviseren we een tweede scherm te gebruiken. Wil je ook polls en Q&A inzetten tijdens jouw sessie, dan adviseren we je vanwege de vele handelingen de assistentie van een moderator in te roepen. Het spreekt voor zich dat de polls voorafgaand aan het event door onze specialist moeten worden aangemaakt.

Wil je een online event organiseren via Transmisión Livestreams, dan vind je hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen.

Er is ook een FAQ voor deelnemers en een FAQ voor sprekers en moderators beschikbaar.

Dat is ons veelzijdige interactieve streaming platform voor online events. Via Transmisión voeg je interactie toe aan breakouts en rondetafelsessies, maar ook aan door jouw AV-partij geproduceerde studiostreams.

Dat kan, deelnemers dienen dan wel een (beperkt) account aan te maken om gebruik te kunnen maken van de interactieve mogelijkheden van het platform. In de meeste gevallen zijn online events echter besloten en kunnen alleen vooraf aangemelde gebruikers deelnemen. Je kunt hiervoor een deelnemerslijst aanleveren of gebruikmaken van een registratieformulier. We zijn natuurlijk niet voor niets marktleider in bezoekersregistratie. Via een persoonlijke deelnamelink kan een deelnemer slechts op één device tegelijk gebruik maken van het platform.

Deelnemers kunnen tijdens een sessie met elkaar chatten (groeps-chat of 1-op-1), hun mening geven via een poll, meedoen aan een quiz, gezamenlijk een wordcloud vormen of hun inhoudelijke vragen stellen in de Q&A. Deze vragen kunnen door de spreker live in de uitzending of door een moderator worden beantwoord. Met Transmisión Livestreams veranderen we toeschouwers in deelnemers!

Nee, zowel de beheeromgeving als het platform zelf zijn volledig web based. Een actuele versie van een browser als Chrome of Firefox is alles wat jij en je deelnemers nodig hebben. Maar let op: Internet Explorer wordt niet ondersteund!

Afgeschermde netwerkomgevingen en beveiligde Citrix- en VPN-verbindingen kunnen een optimale werking van Transmisión in de weg staan en essentieel dataverkeer blokkeren. Als je verwacht dat veel deelnemers tijdens het event gebruik maken van het netwerk van jouw organisatie, schakel dan nu al met je netwerkbeheerder. Op deze pagina vind je de adressen en TCP/UDP-poorten die via whitelisting beschikbaar dienen te zijn.

Via een persoonlijke deelnamelink die zij per e-mail ontvangen. Zodra zij op het platform komen, doorlopen ze een snelle technische check voor de configuratie van hun camera en microfoon en om te controleren of zij een ondersteunde browser gebruiken. Is dit laatste niet het geval, dan verstrekken we downloadlinks van browsers waarmee optimaal van het platform gebruik kan worden gemaakt. Als je wilt is er aan het begin van het event een technische helpdesk beschikbaar die direct vanuit het platform kan worden bereikt en via chat beschikbaar is.

We verzenden e-mails via het voor jou door ons gehoste domein ten behoeve van de deelnemersregistratie, via [jouweventnaam]@aanofafmelden.nl of via een door jouw gehost domein (na toevoeging van jouw systeembeheerder van door ons aangeleverde DNS-records). Optionele registratie speciaal maildomein is mogelijk tegen meerprijs.

Ja, een moderator kan een deelnemer uitnodigen, of deelnemers kunnen als tijdens een sessie de 'raise hand' functie is geactiveerd virtueel hun hand opsteken en zo een airtime request doen. Bij een breakoutsessie kan de moderator zet de verbinding op in een wachtkamer (holding room), waarna hij de deelnemer in de uitzending kan halen. Bij een door een AV-specialist geproduceerde stream creëren we hiervoor in samenwerking met deze AV-producent een zogenaamde live room. Dit is noodzakelijk om de onvermijdelijke vertraging tussen de studio en de deelnemer thuis te omzeilen en een videogesprek mogelijk te maken. Deze vertraging kan namelijk oplopen tot wel 15 seconden.

Via de deelnemersmatrix leveren we webcam content van het thuispubliek aan bij jouw AV-producent. Deze technische feed van maximaal 16 webcambeelden (4x4), waarbinnen wordt geswitcht tussen de beschibare beelden, richten we vooraf voor je in. Om meer deelnemers in beeld te kunnen brengen, kunnen meerdere matrices worden gedefinieerd. Je moderator kan de output ervan in- en uitschakelen, beelden uit de huiskamer kunnen in bulkmodus worden toegevoegd of uitgesloten.

Maak je gebruik van de diensten van een AV-producent, dan richten onze specialisten Transmisión Livestreams daarop in. Zo configureren we indien nodig bijvoorbeeld aparte kanalen waarop data tussen de AV-producent en het streaming platform kan worden uitgewisseld. Het systeem is bijna net zo flexibel als wij. Mocht je het nodig hebben, dan is er een document met technische data beschikbaar voor jouw AV-partner.

Ja, video's (bijvoorbeeld YouTube of Vimeo-content) kunnen integraal deel uitmaken van je programma.

Jouw moderator (of moderators, bij een groot event) start de verschillende programmaonderdelen zoals die vooraf door onze specialisten zijn geconfigueerd. Dit gaat altijd handmatig. Hij monitort de chat (en kan ongewenste berichten verwijderen), publiceert en beantwoordt de vragen die via Q&A wordt gesteld of speelt ze door aan de spreker en zet tijdens de sessie interactieve onderdelen als de polls live. Daarnaast kan de moderator deelnemers live in de uitzending halen.

Het is meegenomen als je moderator een klein beetje met een computer overweg kan en ook inhoudelijk enigszins op de hoogte is van de sessies die hij modereert. Onze specialist legt de moderator uit hoe het systeem werkt. Daarnaast is er een introductiedocument beschikbaar.

Binnen Transmisión Livestreams kunnen zogenaamde Cue screens worden aangemaakt. Hiervoor gebruikt de spreker of gespreksleider een dedicated laptop, tablet of zelfs smartphone, die hij tijdens de uitzending in de gaten kan houden, of wordt een groot scherm in de studio geplaatst. Vanuit Transmisión kan de moderator de spreker 'souffleren' door middel van korte aanwijzingen. Daarnaast kunnen met één druk op de knop vragen uit de Q&A, bijdragen aan de groeps-chat en live resultaten van de poll met het Cue screen worden gedeeld. Tenslotte kan er een notificatie worden verzonden als er een videoverbinding met een deelnemer thuis is opgezet en klaarstaat. Nieuwe meldingen worden bij publicatie enige tijd gehighlight. Vallen ze lekker op!

Als bij een sessie de Q&A is geactiveerd, kunnen de deelnemers inhoudelijke vragen stellen. Deze komen binnen bij de moderator, die ze kan accepteren en dus publiceren, of kan weigeren. Bij publicatie kan een notificatie worden gegeven aan de deelnemers. Via een like-functie kunnen andere deelnemers aangeven dat zij een vraag interessant vinden. De moderator kan ook de beantwoording voor zijn rekening nemen. Indien de spreker zicht heeft op het scherm of als een cue screen is geconfigureerd waarnaar voor de uitzending interessante vragen kunnen worden gedeeld, kan ook hij de gestelde vragen direct in de uitzending beantwoorden.

Polls worden voorafgaand aan het event klaargezet. Tijdens de sessie worden ze door de moderator gepubliceerd. Houd er rekening mee dat de poll direct zichtbaar is zodra een poll wordt geactiveerd, terwijl audio en video er tot wel 15 seconden over kunnen doen voor ze alle deelnemers thuis hebben bereikt. Geef deelnemers dus voldoende tijd om te reageren. Je kunt per poll kiezen of de uitslag met de deelnemers wordt gedeeld of niet. Eventueel kunnen de resultaten via een apart outputkanaal worden aangeleverd bij de AV-producent, zodat hij ze in zijn stream kan verwerken.

Een Quiz bestaat uit één of meerdere ronden. Een ronde bestaat uit een variabel aantal meerkeuzevragen. Elke vraag heeft een per vraag variabel aantal antwoorden, waarbij ook meerdere antwoorden goed kunnen zijn. Aan elk antwoord kan een score worden gekoppeld. Deze kan ook negatief zijn, zodat je strafpunten kunt uitdelen. Je kunt de Quiz eenvoudig zelf aanmaken in de backend. Tijdens het event is het een samenspel van moderator, presentator en AV-regisseur om alle content (vragen, antwoorden, rankings) op het juiste moment in beeld te brengen, zowel voor de deelnemers als voor de presentator (via het cuescreen) en de AV-specialist (via outputs).

In het scherm van de deelnemers verschijnt een vraag, waarop zij hun antwoord kunnen geven. De antwoorden vormen een wordcloud, waarin woorden groter worden naarmate ze vaker als reactie zijn gegeven. De vorming van de wordcloud kan via een output-kanaal door de AV-specialist live in de stream worden verwerkt. Achter de schermen kunnen woorden uit de wordcloud worden verwijderd. Hoe meer deelnemers, hoe indrukwekkender en veelzeggender de wordcloud.

Om de deelnemers aan jouw online event in ons systeem te kunnen importeren, hebben we hun gegevens nodig. Dit doen we vanuit het zo consequent mogelijk ingevulde excelbestand gasten.xlxs. In dit bestand vind je in het tweede tabblad een voorbeeld. Eventueel kun je extra kolommen toevoegen of kolommen wijzigen. Als je gebruik maakt van ons registratiesysteem en wij geen uitnodigingen versturen, hoef je dit bestand uiteraard niet aan te leveren.

Muy importante: lever een zo zuiver mogelijke lijst aan, met gecontroleerde, correcte e-mailadressen. Bij te veel bounces ten gevolge van niet (meer) bestaande e-mailadressen, kan het mailproces door spamfilters geheel en voor langere periode worden stilgelegd!

Onze specialist plaatst en configureert de programmaonderdelen in een flow. Jouw definitieve programma is dus waarmee wij aan de slag gaan. Voor het aanleveren van jouw programma is een template beschikbaar (met invulvoorbeeld in het tweede tabblad). Zijn er verschillende sessies tegelijk, dan koppelen we die op basis van de tijdens de aanmelding gemaakte keuzes aan de juiste deelnemers. Deze programmaonderdelen worden in verschillende flows geplaatst en de deelnemers worden automatisch naar de juiste flow geleid. Tijdens het event hoeven zij dus niet van het ene naar het andere onderdeel te klikken. Wil je je deelnemers wel kunnen laten 'zappen' dan kan dat natuurlijk ook.

Jazeker! Daarvoor hebben wij de Plaza, een html-omgeving van waaruit ook de actuele stream bekeken kan worden. Deze 'lobby' is de uitvalsbasis voor jouw online event, Via een gebruiksvriendelijk CMS kun je de content zelf beheren.

Net als Zoom en YouTube kun je ook de schermindeling en de functionaliteit van Transmisión Livestreams niet aanpassen. Je maakt gebruik van een systeem waarvan de contouren vast staan. Wel is er (net als in de Plaza, de mails die we verzenden en het registratieformulier) ruimte voor jouw huisstijl-kleuren en jouw logo. Zo zorg je voor optimale herkenbaarheid.

Ja, hiervoor is de handout-functie beschikbaar. Zodra je moderator deze functie activeert, kunnen de deelnemers een vooraf geüpload of online beschikbaar document downloaden. De maximale bestandsgrootte is 50 MB. 

Onze specialisten richten het event voor je in en instrueren je moderators. Desgewenst zijn onze technici bij aanvang van het event online beschikbaar voor je deelnemers. Deze support vindt plaats op afstand. Assisteren we tijdens het event bij de moderatie, dan zijn we uitsluitend op locatie aanwezig als dat vooraf expliciet is overeengekomen.

Tijdens het event kunnen commercials van je sponsors worden uitgezonden. Maak je gebruik van de Plaza, dan is er een ruimte voor logo's beschikbaar en kan er uitvoerige html-content over je sponsors worden gepubliceerd (tekst, foto's, video, contactpersonen, downloadbare documenten, e-mail- en website-links.

De AV-streams kunnen door een onbeperkt aantal deelnemers worden bijgewoond. Aan breakoutsessies met een webcamstream kunnen maximaal 250 gasten deelnemen. Daarbij kunnen beeld en geluid van maximaal 12 webcams tegelijk worden weergegeven. Aan rondetafelsessies (network tables) kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.

Deelnemers kunnen met elkaar tekst- en videochatten. De Chatcarrousel maakt netwerken nog leuker. Hierin worden deelnemers random aan elkaar gekoppeld voor een videochat van een paar minuten (lengte instelbaar). Klikt het echt niet, dan kunnen de deelnemers de chat beëindigen en wordt een nieuwe random verbinding tot stand gebracht. Overleg om lang wachten te voorkomen wel even met onze specialist het maximum aantal deelnemers waarvoor de Chatcarrousel kan worden ingezet!

Netwerktafels kunnen random of vooraf worden ingedeeld en zijn geschikt voor maximaal 12 deelnemers. De definitieve indeling vindt bij aanvang van de sessie plaats. Hierbij worden deelnemers die online en dus in het platform aanwezig zijn ingedeeld. Let op: Laatkomers kunnen na aanvang van de sessie niet meer 'aanschuiven'. Daarom heeft het de voorkeur netwerktafels niet na een pauze te programmeren.

Wat kost een nieuwe keuken? We configureren het systeem op maat voor jouw event en conform jouw wensen en voorkeuren. Behalve de vaste kosten (waaronder een licentie), zijn er variabele kosten, zoals het aantal supporturen en de streamingkosten per deelnemer per minuut. Op basis van jouw briefing brengen we je graag een offerte uit.

De naam Livestreams zegt het al: live speelt een essentiële rol. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Transmisión, dan laten we je die in een online live demo graag aan je zien. Even een afspraak maken is genoeg, dan nodigen wij jou en je collega's graag uit! Wil je je alvast een beetje inlezen, dan kun je ook onze brochure downloaden.

Ja, onze pollmodule is dermate geavanceerd dat voor verschillende deelnemers (of groepen deelnemers) een eigen wegingsfactor kan worden ingesteld. Het is hiervoor van belang dat alle stemgerechtigden vooraf in ons systeem zijn aangemaakt. Voor jouw gewogen stemming kan bovendien worden ingesteld of de score wordt afgezet tegen het aantal uitgebrachte stemmen, of tegen het aantal beschikbare stemmen (stempotentieel).

Met Intercambio Leadscan kan jouw standpersoneel leads verzamelen. Dit doen zij door met de Intercambio Leadscan app op hun smartphone de QR-codes op de bezoekersbadges te scannen. De basisgegevens van de bezoeker ontvang je vervolgens uit de bezoekersdatabase van de beurs. Deze gegevens kunnen door je standpersoneel worden verrijkt met aanvullende data. Dit doen zij aan de hand van salesvragen, die jij als beheerder via het Intercambio Leadscan portal zelf kunt aanmaken.

Als de organisatie van het event waaraan je deelneemt Intercambio Leadscan beschikbaar stelt, ontvang je hierover een e-mail. Daarin vind je de link voor het portal waarin je het gebruik van de Intercambio Leadscan app zelf kunt configureren.  

Om tijdens het event leads te kunnen scannen, doorloop je de volgende stappen:

1. Log in op het platform met de login-link uit de mail die je ontvangt en bevestig je login met de verificatiecode die je ontvangt als je deze link gebruikt.
2. Ken de beschikbare licenties toe aan jouw standpersoneel via LICENSES en mail de app-gebruikers hun login-gegevens vanuit het platform
3. Maak jouw salesvragen aan. Hier mee kan jouw standpersoneel tijdens de beurs informatie toevoegen aan de gescande QR-codes. 
4. Nu is het aan jouw standpersoneel om zoveel mogelijk waardevolle leads te verzamelen. Je standpersoneel vindt de Intercambio leadscan app van Invitado in de app stores van Apple (iOS) en Google (Android).
5. Leads bekijken in en downloaden vanuit het platform. 

Jazeker, we hebben er zelfs twee voor je:

• Intercambio Leadscan snelstart handleiding voor exposanten (het portal)
• Intercambio Leadscan snelstart handleiding voor standpersoneel (de app)

Je gaat naar het portal via je persoonlijke login-link. Deze ontvang je per e-mail. Heb je jouw login-link niet bij de hand? Ga dan naar https://intercambio.invitado.nl. Als je e-mailadres bekend is kun je je login-link daar opvragen.

Licenses: het aantal beschikbare licenties

Licenses assigned: het aantal licenties dat reeds is toegewezen aan standpersoneel

Total leads: het aantal gescande bezoekers

Total scans: het aantal succesvolle scans (één bezoeker kan meerdere keren gescand zijn)

Op de Licenses-pagina kun je jouw licenties toekennen aan je standpersoneel. Standaard is de eerste licentie gekoppeld aan jouw eigen naam en e-mailadres. De namen en e-mailadressen kun je tussentijds wijzigen, zodat licenties kunnen rouleren. De gescande gegevens blijven in dat geval bewaard.

Het aantal gratis licenties en of je de mogelijkheid hebt extra licenties te bestellen varieert per beurs en is afhankelijk van de keuze van de organisator.

In het portal kun je via Questions een formulier samenstellen, dat in de Intercambio Leadscan app wordt getoond en waarmee je standpersoneel de beschikbare basisgegevens uit de bezoekersdatabase van de beurs kan verrijken. Als je geen eigen formulier samenstelt, is er in de app altijd één vrij opmerkingenveld beschikbaar.

Voor jouw formulier heb je de keuze uit zes verschillende onderdelen:

• Textinput
  Invoermogelijkheid voor korte tekst (1 regel).
• Text area
  Invoermogelijkheid voor langere tekst.
• Select
  Een dropdown waarin standaard één optie kan worden geselecteerd. Wil je dat jouw standpersoneel meerdere opties kan selecteren, vink dan Enable multiple select aan.
• Single checkbox
  Een korte tekst waarvan kan worden aangevinkt of deze van toepassing is. Bijvoorbeeld: 'Brochure meegegeven aan bezoeker'
• Checkboxlist
  Een lijst opties waarvan er meerdere kunnen worden geselecteerd.
• Radiolist
  Een lijst opties waarvan er slechts één kan worden geselecteerd.

Voor alle onderdelen geldt dat het veld System name de weergave in het portal bepaalt, en Question de weergave in de Intercambio Leadscan app. Houd met name deze Questions daarom zo compact mogelijk.

Een smartphone waarop de Intercambio Leadscan app is geïnstalleerd is een goed begin. Daarnaast is een licentie-link vereist. Die vind je in het portal en dien je als beheerder dus nog met de gebruikers te delen. Per licentie-link kan er met één device tegelijk worden ingelogd.

De Intercambio Leadscan app ik beschikbaar voor Apple (iOS versie 11.4 of nieuwer) en Google (Android versie 7.1 of nieuwer).

Je standpersoneel kan de leads die zij zelf hebben gescand downloaden vanuit de app. In het portal is bij Leads een CSV-bestand beschikbaar. Hierin vind je alle scans (inclusief de aanvullende informatie die via jouw salesvragen is verstrekt). Is een bezoeker meerdere keren gescand, dan komt hij of zij ook meerdere keren terug in het bestand. De downloadbutton vind je rechts bovenin. Je kunt de scans op deze pagina ook bekijken in een sorteerbare en doorzoekbare lijst. Eventueel kun je als beheerder ook scanactiviteiten uit de lijst verwijderen.

De Intercambio Leadscan app is beschikbaar voor Android en iOS, en kan vanuit de app stores van beide systemen worden geïnstalleerd. De oudste ondersteunde iOS-versie is 11.4, voor Android is dit 7.1.

De Intercambio Leadscan app van Invitado is beschikbaar voor iOS en Android:

• Download de app in de Apple App Store
• Download de app in Google Play

Om de app te activeren, moet de beheerder van het Intercambio-account jouw naam en e-mailadres in het beheerportal koppelen aan een scan-licentie. Vervolgens kan hij de login-url en/of de QR-code die je met de app kunt scannen met je delen. Dit kan hij bijvoorbeeld doen via een vanuit het systeem verstuurde e-mail.

Jazeker, met deze snelstart handleiding voor de Intercambio Leadscan app, kun jij met de app aan de slag voor je het weet!

Je verzamelt leads door de QR-codes op de badges van bezoekers te scannen. Je opent de scanner via de middelste button in de witte balk onder in de app, of via Scan QR, boven in het menu rechts boven in de app. Tijdens het scannen kun je van camera wisselen (front of back) en je flits inschakelen. Met het grote kruis sluit je de scanfunctie af. Zodra de scanner een QR-code herkent, ga je naar het volgende scherm. Daar kun je - afhankelijk van de vragen die de exposant heeft aangemaakt - informatie toevoegen aan je gescande lead. Er is in ieder geval altijd een veld beschikbaar voor vrije invoer.

Ja, dat kan. Alle informatie wordt lokaal op jouw telefoon opgeslagen en gesynchroniseerd zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is.

Via de tweede button in de witte balk onder in de app en via Dashboard in het menu kun je statistieken bekijken. Je ziet hier:

• Het totaal aantal leads dat tijdens de beurs gescand is
• Het aantal leads dat namens jouw exposant gescand is
• Het aantal leads dat jij hebt gescand

In de Top 10 zie je welke exposanten tijdens deze beurs de meeste leads hebben gescand.

Via de eerste button in de witte balk onder in het scherm en via Leads in het menu kun je de door jou gescande leads bekijken. Hier kun je ook de aanvullende informatie bewerken of aanvullen.

Je kunt jouw gescande leads exporteren via Export leads in het menu, via de button rechts boven in de app. Je ontvangt vervolgens een e-mail met in de bijlage de door jouw gescande leads in CSV-formaat. Let op: deze optie kan door de beheerder van het Intercambio-account uitgeschakeld zijn.

Ja, als je voor beide beurzen een scan-account hebt, kun je in de app eenvoudig omschakelen of accounts toevoegen. Je doet dit via Events in het menu dat je rechts boven in de app vindt. 

Als je deze FAQ hebt geopend vanuit de app, dan wordt deze getoond in de standaard browser die je op je telefoon hebt geïnstalleerd. De Intercambio Leadscan app staat op de achtergrond nog steeds open. Je kunt je browserscherm sluiten, en terug gaan naar de scan-app.

Invitado startte in 2006, toen nog als HVMP Event Registratie. Dit onderdeel van HVMP groeide zo snel uit zijn poncho, dat het in 2015 onder een eigen naam verder ging.

Invitado is Spaans en betekent uitgenodigd. Zoals wij willen dat onze klanten zich welkom bij ons voelen, beschouwen we ook de bezoekers van de evenementen van onze klanten als onze gasten.

Nada. Maar je doelt probablemente op al die Spaanse woorden in onze comunicacion. Dat heeft alles te maken met Ernesto. In zijn mooie Mexico spreken ze Spaans, vandaar.

Ernesto is een enthousiaste Mexicaan die in onze communicatie veelvuldig de besnorde kop opsteekt. Ooit wist hij de oprichters van Invitado zijn toeristenhotel in Chichén Itzá in te lokken en nog altijd is hij een muy grande inspiratiebron. Ook voor de medewerkers van Invitado, die zich met trots de vrienden van Ernesto mogen noemen. Meer over the man, the myth, the legend lees je hierrr...