Medische congresregistratie
Ook voor medische congresregistratie geldt: elk congres is uniek, ook het jouwe. Daarom realiseren onze specialisten in ons systeem een geheel op jouw medisch congres afgestemde configuratie, waarbinnen onze producten - waaronder de congresregistratie tools - continu met elkaar in verbinding staan.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Congresregistratie en abstracts
Call for papers? Dat regelen wij voor je met een flexibele applicatie waarin je het gehele traject voor jouw medische congres helemaal zelf kunt inrichten: van indienformulier tot beoordeling. Met geautomatiseerde notificaties voor je reviewers en geïntegreerde mailcommunicatie met je indieners. Na goedkeuring kan de beschikbare data direct worden gebruikt op jouw medische congresregistratie website en bijvoorbeeld in de app voor joue medische congres.
Lees meer over Extracto Abstract Handling
Uitnodigingen voor medische congresregistratie
Medische Congresregistratie begint met een uitnodiging. Op basis van jouw gastenlijst (of -lijsten) verzenden we de e-mailuitnodigingen met daarin een persoonlijke registratielink. Via deze link bezoeken jouw genodigden de medische congresregistratie website. Gegevens die al bekend zijn, hoeven niet opnieuw ingevuld te worden. Voor een optimale conversie maken we de medische congresregistratie op deze manier zo persoonlijk en eenvoudig mogelijk.
Lees meer over medische congresregistratie online
Medische congresregistratie online
Op een medische congresregistratie website in de huisstijl van jouw medisch congres melden jouw gasten zich aan. Dit doen zij met een laagdrempelig formulier, waarmee ook afzonderlijke sessies te boeken zijn. Wordt de beschikbare capaciteit overschreden, dan activeren we een wachtlijst. Als je een hybride medisch congres organiseert, dan kunnen genodigden binnen hetzelfde formulier kiezen tussen fysieke en online deelname. Na congresregistratie en eventuele betaling ontvangen zij desgewenst een factuur, maar in ieder geval hun persoonlijke e-ticket, deelnamelink óf link naar jouw congres-app per mail.
Meer over medische congresregistratie online
Medische congresregistratie en jouw congres-app
Alle informatie over je medisch congres is voor je bezoekers eenvoudig terug te vinden in jouw congres-app, inclusief het e-ticket en een persoonlijk programma. Ook in de app kunnen nog sessies worden geboekt. De congres-app zorgt behalve voor meer betrokkenheid ook voor verbinding: vanuit de deelnemerslijst kunnen de gebruikers met elkaar chatten en afspraken inplannen. En via de app kunnen je fysieke bezoekers deelnemen aan bijvoorbeeld live polls, waarvan de resultaten direct op schermen in de zaal kunnen worden getoond. Tijdens een hybride event doen de deelnemers thuis zelfs tegelijkertijd mee met dezelfde interactie.
Lees meer over de congres-app
Online eventplatform en medische congresregistratie
Houd je jouw medisch congres online of kies je voor een hybride editie, dan is ons eventplatform jouw online eventlocatie. Transmisión Livestreams verandert toeschouwers in deelnemers, want naast een razendsnelle doorgifte van jouw streams en webcamsessies biedt het platform volop interactie en netwerkmogelijkheden. Via één persoonlijke deelnamelink - beschikbaar na import of online medische congresregistratie - doorlopen deelnemers helemaal automatisch hun eigen programma, maar ook openbare medische congressen zijn mogelijk. Met een Plaza als virtuele lobby voorzie je je publiek bovendien van alle essentiële content en heb je een mooi platform om opgenomen sessies na afloop van het congres on demand aan te bieden – een perfecte manier om de live span van jouw medisch congres te verlengen.
Meer over online en hybride medische congressen
Medische congresregistratie op locatie
Volop mogelijkheden voor medische congresregistratie op locatie. Met onze scanstations of met onze mobiele scan app wordt feilloos geregistreerd wie jouw medisch congres bezoekt. De scanstations kunnen worden uitgebreid met diverse printers waarmee gepersonaliseerde badges worden geprint. We printen razendsnel labels die op voorgedrukte badges kunnen worden geplakt, of printen jouw badges on demand. Het persoonlijke programma op de badge? Geen probleem! De mobiele scan app kan ook worden ingezet als sessiescanner, zelfs als er even geen internet beschikbaar is.
Meer over medische congresregistratie op locatie
Live statistieken en rapportages
Alles wat we binnen medische congresregistratie voor je doen wordt uitvoerig gemonitord. Het aantal verzonden uitnodigingen, het aantal aanmeldingen, het kijkgedrag van online deelnemers, het aantal bezoekers dat al binnen is, de resultaten van een poll: alles is online te monitoren via een op basis van jouw wensen samengesteld dashboard en alle beschikbare data kan achteraf in csv-formaat worden gedownload. Met deze data heb je op elk moment alle tools in handen om jouw volgende medisch congres nog beter te maken!
Medische congresregistratie en evaluatie
Via de congres-app kunnen deelnemers sessies van een rating voorzien, maar ook een uitvoerige evaluatie achteraf kunnen we via ons systeem organiseren. We nodigen de deelnemers hiervoor uit met een gepersonaliseerde link naar jouw evaluatieformulier. De respons is via ons systeem eenvoudig te downloaden in csv-formaat.
Jouw medisch congres, onze producten
Met de volgende flexibele producten stellen we een solide en veilige totaaloplossing voor jouw medische congresregistratie samen.
Medische congresregistratie online
- Medische congresregistratie website in jouw huisstijl
- Aanmelden voor medisch congres en afzonderlijke sessies
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen en facturatie
- Informatie over programma, sprekers en sessies
- E-mailbevestigingen en e-tickets
Medische congresregistratie op locatie
- Razendsnelle medische congresregistratie op locatie
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijk scanstations
- Representatieve gepersonaliseerde badges
- Mobiel scannen of sessiescannen via app (iOS/Android)
De app voor jouw medisch congres
- Jouw content, jouw huisstijl
- Web-app met alle informatie over jouw medisch congres
- Congresregistratie in-app mogelijk
- Sessies liken of boeken
- Live interactie tijdens sessies
- Nieuws-tool en meldingen
- Chat en afsprakenfunctie
Het platform voor jouw online medisch congres
- Uitvoerige medische congresregistratie mogelijk
- De meest veelzijdige online congreslocatie
- Voor geproduceerde AV-streams en webcamsessies
- Gevarieerde live interactie met de deelnemers
- Deel al je congres-content in de virtuele lobby
- Ook voor hybride congressen
Call for papers? Call Invitado!
- Geef het gehele call for papers-traject zelf vorm
- Implementatie van logo en huisstijlkleuren
- Systeem beschikbaar in Nederlands en Engels
- Beheer via platform aan de hand van handige checklists
- Voeg zelf velden en categorieën toe aan jouw indienformulier
- Beoordeling aan de hand van je eigen criteria
- Geautomatiseerde mailcommunicatie met je reviewers
- Abstractbook en data herbruikbaar in medische congresregistratie
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Medische congresregistratie, wat is dat?
Medische congresregistratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Medische congresregistratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij medische congresregistratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van medische congresregistratie ontvangen zij hun tickets.
Medische congresregistratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open medische congresregistratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de medische congresregistratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de medische congresregistratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Medische congresregistratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de medische congresregistratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de medische congresregistratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de medische congresregistratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en medische congresregistratie
Uitnodigingen voor medische congresregistratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor medische congresregistratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de medische congresregistratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan medische congresregistratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De medische congresregistratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de medische congresregistratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor medische congresregistratie
Medische congresregistratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de medische congresregistratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de medische congresregistratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens medische congresregistratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de medische congresregistratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de medische congresregistratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de medische congresregistratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen medische congresregistratie voltooien.
Medische congresregistratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de medische congresregistratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de medische congresregistratie overzichtelijk.
Medische congresregistratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor medische congresregistratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via medische congresregistratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Medische congresregistratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de medische congresregistratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de medische congresregistratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens medische congresregistratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de medische congresregistratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de medische congresregistratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de medische congresregistratie
De website voor medische congresregistratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de medische congresregistratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via medische congresregistratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor medische congresregistratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de medische congresregistratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de medische congresregistratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de medische congresregistratie
Een save-the-date is bij medische congresregistratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor medische congresregistratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van medische congresregistratie
Medische congresregistratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de medische congresregistratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor medische congresregistratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de medische congresregistratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij medische congresregistratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de medische congresregistratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de medische congresregistratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de medische congresregistratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Medische congresregistratie, en dan?
Als de medische congresregistratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Medische congresregistratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de medische congresregistratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de medische congresregistratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de medische congresregistratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Medische congresregistratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw medische congresregistratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de medische congresregistratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!