Event registratie
Event registratie via gebruiksvriendelijke, flexibele formulieren en registratiewebsites in jouw huisstijl met Forma Registration Forms.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Event registratie in jouw huisstijl
Event registratie, bij Invitado zijn we er groot mee geworden. Met ons product Forma heb je dan ook de ultieme tool in handen om samen met onze registratiespecialisten zelfs de meest complexe registratieformulieren vorm te geven.
- Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig voor jouw event registratie.
- Op en top (data)veilig.
- Geheel in de stijl van én op maat voor jouw event of organisatie.
Jouw event registratie, onze formulieren
Hoe ziet jouw event registratie eruit? Een open aanmelding of alleen voor genodigden? Sessies met capaciteitsbeheer en wachtlijsten? Een overzichtelijke timetable-weergave van jouw programmaonderdelen? Betaalde onderdelen? Meertaligheid? Introducees of verschillende gastgroepen? Intelligente validatie voor een schone en consistente bezoekersdatabase? Meerdere events of edities van een event per jaar? Als jij het kunt bedenken, laten wij het feilloos werken binnen jouw registratietraject!
Bekijk alle mogelijkheden!
Event registratie in jouw huisstijl
Met onze collectie van beproefde, configureerbare bouwstenen stellen onze specialisten het voor jouw event optimale event registratie formulier samen. De registratiewebsite is voorzien van jouw huisstijl, volledig responsive en dus op elk device even gebruiksvriendelijk. De effectieve, stapsgewijze indeling en het tot in de kleinste details doordachte design dragen bij aan een gestroomlijnde event registratie met een optimale conversie.
Snelle en kostenefficiënte event registratie
Omdat we werken met bouwstenen en website-templates, kunnen we de vlekkeloze event registratie voor jouw event niet alleen snel, maar ook kostenefficiënt vormgeven. Voor we aan de slag gaan, ontvang je een transparante en gespecificeerde offerte, zodat jij én de registratiespecialist die aan jouw event gekoppeld wordt exact weten waar jullie aan toe zijn. Zo gaan we doeltreffend met jouw event registratie aan de slag.
Event registratie voor gevorderen
We gaan geen enkel registratietraject uit de weg en kunnen dankzij onze jarenlange ervaring en slimme koppelingen oplossingen bieden voor complexe registratie-uitdagingen waaraan de bekendste ticketshops voor even tregistratie hun vingers niet durven branden.
Lees meer over ticketing
Support van onze specialisten
Onze registratiespecialisten denken met je mee en bouwen het registratieformulier zo efficiënt mogelijk voor je op. Het gasten- en contentbeheer voor jouw event registratie kun je vervolgens zelf doen, bijvoorbeeld als je meerdere events per jaar organiseert. Maar natuurlijk kun je altijd op onze support rekenen als je daar behoefte aan hebt.
The Power of Puerto
Alle data rond jouw event registratie slaan we op in het robuuste en optimaal beveiligde Puerto Registration System. Dit is zowel de thuishaven van jouw data als het kloppend hart van ons ecosysteem.
- Live statistieken en uitvoerige rapportages
- Synchronisatie met al onze applicaties
- Mailcampagnes
- Tickets, producten, sessies, prijzen en capaciteiten
- API-koppelingen met externe systemen
Organisatiebrede stroomlijning
Op basis van duidelijke afspraken met jouw communicatie- en IT-afdelingen en je privacy officer stroomlijnen we de event registratie voor alle events van jouw organisatie. Zo kunnen je medewerkers snel aan de slag met vooraf gedefinieerde templates en sjablonen. We bewaken jouw huisstijl en desgewenst wordt data via koppelingen gesynchroniseerd met binnen jouw organisatie gebruikte applicaties, zoals jouw CRM-systeem.
Bekijk de toepassingen
Online bezoekersregistratie
Forma Registration Forms
Registratie op locatie
Saludo Scanning & Badges
Event-app
Vaya Visitor App
Hybride en online events
Transmisión Livestreams
Leads verzamelen
Intercambio Leadscan
Call for papers
Extracto Abstract Handling
El Sistema
Onze specialisten combineren én configureren onze flexibele software voor elk live, online of hybride event op maat!
Event registratie, wat is dat?
Event registratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Event registratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij event registratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van event registratie ontvangen zij hun tickets.
Event registratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open event registratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de event registratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de event registratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Event registratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de event registratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de event registratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de event registratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en event registratie
Uitnodigingen voor event registratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor event registratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de event registratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan event registratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De event registratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de event registratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor event registratie
Event registratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de event registratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de event registratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens event registratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de event registratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de event registratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de event registratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen event registratie voltooien.
Event registratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de event registratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de event registratie overzichtelijk.
Event registratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor event registratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via event registratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Event registratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de event registratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de event registratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens event registratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de event registratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de event registratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de event registratie
De website voor event registratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de event registratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via event registratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor event registratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de event registratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de event registratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de event registratie
Een save-the-date is bij event registratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor event registratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van event registratie
Event registratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de event registratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor event registratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de event registratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij event registratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de event registratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de event registratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de event registratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Event registratie, en dan?
Als de event registratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Event registratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de event registratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de event registratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de event registratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Event registratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw event registratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de event registratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!