Deelnemersregistratie
Deelnemersregistratie via gebruiksvriendelijke, flexibele formulieren en registratiewebsites in jouw huisstijl met Forma Registration Forms.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Deelnemersregistratie in jouw huisstijl
Deelnemersregistratie, we zijn er groot mee geworden. Met ons product Forma heb je dan ook de ultieme tool in handen om samen met onze registratiespecialisten zelfs de meest complexe registratieformulieren vorm te geven.
- Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig voor je deelnemers.
- Op en top (data)veilig.
- Geheel in de stijl van én op maat voor jouw event of organisatie.
Jouw deelnemersregistratie, onze formulieren
Hoe ziet jouw deelnemersregistratie eruit? Een open aanmelding of alleen voor genodigden? Sessies met capaciteitsbeheer en wachtlijsten? Een overzichtelijke timetable-weergave van jouw programmaonderdelen? Betaalde onderdelen? Meertaligheid? Introducees of verschillende gastgroepen? Intelligente validatie voor een schone en consistente bezoekersdatabase? Meerdere events of edities van een event per jaar? Als jij het kunt bedenken, laten wij het feilloos werken binnen jouw registratietraject!
Bekijk alle mogelijkheden!
Deelnemersregistratie in jouw huisstijl
Met onze collectie van beproefde, configureerbare bouwstenen stellen onze specialisten het voor jouw event optimale deelnemersregistratie formulier samen. De registratiewebsite is voorzien van jouw huisstijl, volledig responsive en dus op elk device even gebruiksvriendelijk. De effectieve, stapsgewijze indeling en het tot in de kleinste details doordachte design dragen bij aan een gestroomlijnde deelnemersregistratie met een optimale conversie.
Snelle en kostenefficiënte deelnemersregistratie
Omdat we werken met bouwstenen en website-templates, kunnen we de vlekkeloze deelnemersregistratie voor jouw event niet alleen snel, maar ook kostenefficiënt vormgeven. Voor we aan de slag gaan, ontvang je een transparante en gespecificeerde offerte, zodat jij én de registratiespecialist die aan jouw event gekoppeld wordt exact weten waar jullie aan toe zijn. Zo gaan we doeltreffend met jouw deelnemersregistratie aan de slag.
Deelnemersregistratie voor gevorderen
We gaan geen enkel registratietraject uit de weg en kunnen dankzij onze jarenlange ervaring en slimme koppelingen oplossingen bieden voor complexe registratie-uitdagingen waaraan de bekendste ticketshops voor deelnmersregistratie hun vingers niet durven branden.
Lees meer over ticketing
Support van onze specialisten
Onze registratiespecialisten denken met je mee en bouwen het registratieformulier zo efficiënt mogelijk voor je op. Het gasten- en contentbeheer voor jouw deelnemersregistratie kun je vervolgens zelf doen, bijvoorbeeld als je meerdere events per jaar organiseert. Maar natuurlijk kun je altijd op onze support rekenen als je daar behoefte aan hebt.
The Power of Puerto
Alle data rond jouw deelnemersregistratie slaan we op in het robuuste en optimaal beveiligde Puerto Registration System. Dit is zowel de thuishaven van jouw data als het kloppend hart van ons ecosysteem.
- Live statistieken en uitvoerige rapportages
- Synchronisatie met al onze applicaties
- Mailcampagnes
- Tickets, producten, sessies, prijzen en capaciteiten
- API-koppelingen met externe systemen
Organisatiebrede stroomlijning
Op basis van duidelijke afspraken met jouw communicatie- en IT-afdelingen en je privacy officer stroomlijnen we de deelnemersregistratie voor alle events van jouw organisatie. Zo kunnen je medewerkers snel aan de slag met vooraf gedefinieerde templates en sjablonen. We bewaken jouw huisstijl en desgewenst wordt data via koppelingen gesynchroniseerd met binnen jouw organisatie gebruikte applicaties, zoals jouw CRM-systeem.
Bekijk de toepassingen
Online bezoekersregistratie
Forma Registration Forms
Registratie op locatie
Saludo Scanning & Badges
Event-app
Vaya Visitor App
Hybride en online events
Transmisión Livestreams
Leads verzamelen
Intercambio Leadscan
Call for papers
Extracto Abstract Handling
El Sistema
Onze specialisten combineren én configureren onze flexibele software voor elk live, online of hybride event op maat!
Deelnemersregistratie, wat is dat?
Deelnemersregistratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Deelnemersregistratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij deelnemersregistratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van deelnemersregistratie ontvangen zij hun tickets.
Deelnemersregistratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open deelnemersregistratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de deelnemersregistratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de deelnemersregistratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Deelnemersregistratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de deelnemersregistratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de deelnemersregistratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de deelnemersregistratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en deelnemersregistratie
Uitnodigingen voor deelnemersregistratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor deelnemersregistratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de deelnemersregistratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan deelnemersregistratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De deelnemersregistratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de deelnemersregistratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor deelnemersregistratie
Deelnemersregistratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de deelnemersregistratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de deelnemersregistratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens deelnemersregistratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de deelnemersregistratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de deelnemersregistratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de deelnemersregistratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen deelnemersregistratie voltooien.
Deelnemersregistratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de deelnemersregistratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de deelnemersregistratie overzichtelijk.
Deelnemersregistratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor deelnemersregistratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via deelnemersregistratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Deelnemersregistratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de deelnemersregistratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de deelnemersregistratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens deelnemersregistratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de deelnemersregistratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de deelnemersregistratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de deelnemersregistratie
De website voor deelnemersregistratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de deelnemersregistratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via deelnemersregistratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor deelnemersregistratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de deelnemersregistratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de deelnemersregistratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de deelnemersregistratie
Een save-the-date is bij deelnemersregistratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor deelnemersregistratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van deelnemersregistratie
Deelnemersregistratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de deelnemersregistratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor deelnemersregistratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de deelnemersregistratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij deelnemersregistratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de deelnemersregistratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de deelnemersregistratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de deelnemersregistratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Deelnemersregistratie, en dan?
Als de deelnemersregistratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Deelnemersregistratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de deelnemersregistratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de deelnemersregistratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de deelnemersregistratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Deelnemersregistratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw deelnemersregistratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de deelnemersregistratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!