Congresregistratie
Ook voor congresregistratie geldt: elk congres is uniek, ook het jouwe. Daarom realiseren onze specialisten in ons systeem een geheel op jouw congres afgestemde configuratie, waarbinnen onze producten - waaronder de congresregistratie tools - continu met elkaar in verbinding staan.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Congresregistratie en abstracts
Call for papers? Dat regelen wij voor je met een flexibele applicatie waarin je het gehele traject helemaal zelf kunt inrichten: van indienformulier tot beoordeling. Met geautomatiseerde notificaties voor je reviewers en geïntegreerde mailcommunicatie met je indieners. Na goedkeuring kan de beschikbare data direct worden gebruikt op jouw congresregistratie website en bijvoorbeeld in jouw congres-app.
Lees meer over Extracto Abstract Handling
Uitnodigingen voor congresregistratie
Congresregistratie begint met een uitnodiging. Op basis van jouw gastenlijst (of -lijsten) verzenden we de e-mailuitnodigingen met daarin een persoonlijke registratielink. Via deze link bezoeken jouw genodigden de congresregistratie website. Gegevens die al bekend zijn, hoeven niet opnieuw ingevuld te worden. Voor een optimale conversie maken we de congresregistratie op deze manier zo persoonlijk en eenvoudig mogelijk.
Lees meer over online congresregistratie
Online congresregistratie
Op een congresregistratie website in de huisstijl van jouw congres melden jouw gasten zich aan. Dit doen zij met een laagdrempelig formulier, waarmee ook afzonderlijke sessies te boeken zijn. Wordt de beschikbare capaciteit overschreden, dan activeren we een wachtlijst. Als je een hybride congres organiseert, dan kunnen genodigden binnen hetzelfde formulier kiezen tussen fysieke en online deelname. Na congresregistratie en eventuele betaling ontvangen zij desgewenst een factuur, maar in ieder geval hun persoonlijke e-ticket, deelnamelink óf link naar jouw congres-app per mail.
Meer over online congresregistratie
Congresregistratie en jouw congres-app
Alle informatie over je congres is voor je bezoekers eenvoudig terug te vinden in jouw congres-app, inclusief het e-ticket en een persoonlijk programma. Ook in de app kunnen nog sessies worden geboekt. De congres-app zorgt behalve voor meer betrokkenheid ook voor verbinding: vanuit de deelnemerslijst kunnen de gebruikers met elkaar chatten en afspraken inplannen. En via de app kunnen je fysieke bezoekers deelnemen aan bijvoorbeeld live polls, waarvan de resultaten direct op schermen in de zaal kunnen worden getoond. Tijdens een hybride event doen de deelnemers thuis zelfs tegelijkertijd mee met dezelfde interactie.
Lees meer over de congres-app
Online eventplatform en congresregistratie
Houd je jouw congres online of kies je voor een hybride editie, dan is ons eventplatform jouw online eventlocatie. Transmisión Livestreams verandert toeschouwers in deelnemers, want naast een razendsnelle doorgifte van jouw streams en webcamsessies biedt het platform volop interactie en netwerkmogelijkheden. Via één persoonlijke deelnamelink - beschikbaar na import of online congresregistratie - doorlopen deelnemers helemaal automatisch hun eigen programma, maar ook openbare congressen zijn mogelijk. Met een Plaza als virtuele lobby voorzie je je publiek bovendien van alle essentiële content en heb je een mooi platform om opgenomen sessies na afloop van het congres on demand aan te bieden – een perfecte manier om de live span van jouw congres te verlengen.
Meer over online en hybride congressen
Congresregistratie op locatie
Volop mogelijkheden voor congresregistratie op locatie. Met onze scanstations of met onze mobiele scan app wordt feilloos geregistreerd wie jouw congres bezoekt. De scanstations kunnen worden uitgebreid met diverse printers waarmee gepersonaliseerde badges worden geprint. We printen razendsnel labels die op voorgedrukte badges kunnen worden geplakt, of printen jouw badges on demand. Het persoonlijke programma op de badge? Geen probleem! De mobiele scan app kan ook worden ingezet als sessiescanner, zelfs als er even geen internet beschikbaar is.
Meer over congresregistratie op locatie
Live statistieken en rapportages
Alles wat we binnen congresregistratie voor je doen wordt uitvoerig gemonitord. Het aantal verzonden uitnodigingen, het aantal aanmeldingen, het kijkgedrag van online deelnemers, het aantal bezoekers dat al binnen is, de resultaten van een poll: alles is online te monitoren via een op basis van jouw wensen samengesteld dashboard en alle beschikbare data kan achteraf in csv-formaat worden gedownload. Met deze data heb je op elk moment alle tools in handen om jouw volgende congres nog beter te maken!
Congresregistratie en evaluatie
Via de congres-app kunnen deelnemers sessies van een rating voorzien, maar ook een uitvoerige evaluatie achteraf kunnen we via ons systeem organiseren. We nodigen de deelnemers hiervoor uit met een gepersonaliseerde link naar jouw evaluatieformulier. De respons is via ons systeem eenvoudig te downloaden in csv-formaat.
Jouw congresregistratie, onze producten
Met de volgende flexibele producten stellen we een solide en veilige totaaloplossing voor jouw congresregistratie samen.
Online congresregistratie
- Congresregistratie website in jouw huisstijl
- Aanmelden voor congres en sessies
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen en facturatie
- Informatie over programma, sprekers en sessies
- E-mailbevestigingen en e-tickets
Congresregistratie op locatie
- Razendsnelle congresregistratie op locatie
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijk scanstations
- Representatieve gepersonaliseerde badges
- Mobiel scannen of sessiescannen via app (iOS/Android)
De app voor jouw congres
- Jouw content, jouw huisstijl
- Web-app met alle informatie over jouw congres
- Congresregistratie in-app mogelijk
- Sessies liken of boeken
- Live interactie tijdens sessies
- Nieuws-tool en meldingen
- Chat en afsprakenfunctie
Het platform voor jouw online congres
- Uitvoerige congresregistratie mogelijk
- De meest veelzijdige online congreslocatie
- Voor geproduceerde AV-streams en webcamsessies
- Gevarieerde live interactie met de deelnemers
- Deel al je congres-content in de virtuele lobby
- Ook voor hybride congressen
Call for papers? Call Invitado!
- Geef het gehele call for papers-traject zelf vorm
- Implementatie van logo en huisstijlkleuren
- Systeem beschikbaar in Nederlands en Engels
- Beheer via platform aan de hand van handige checklists
- Voeg zelf velden en categorieën toe aan jouw indienformulier
- Beoordeling aan de hand van je eigen criteria
- Geautomatiseerde mailcommunicatie met je reviewers
- Abstractbook en data herbruikbaar
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Congresregistratie, wat is dat?
Congresregistratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Congresregistratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij congresregistratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van congresregistratie ontvangen zij hun tickets.
Congresregistratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open congresregistratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de congresregistratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de congresregistratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Congresregistratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de congresregistratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de congresregistratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de congresregistratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en congresregistratie
Uitnodigingen voor congresregistratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor congresregistratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de congresregistratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan congresregistratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De congresregistratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de congresregistratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor congresregistratie
Congresregistratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de congresregistratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de congresregistratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens congresregistratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de congresregistratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de congresregistratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de congresregistratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen congresregistratie voltooien.
Congresregistratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de congresregistratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de congresregistratie overzichtelijk.
Congresregistratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor congresregistratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via congresregistratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Congresregistratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de congresregistratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de congresregistratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens congresregistratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de congresregistratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de congresregistratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de congresregistratie
De website voor congresregistratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de congresregistratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via congresregistratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor congresregistratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de congresregistratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de congresregistratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de congresregistratie
Een save-the-date is bij congresregistratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor congresregistratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van congresregistratie
Congresregistratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de congresregistratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor congresregistratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de congresregistratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij congresregistratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de congresregistratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de congresregistratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de congresregistratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Congresregistratie, en dan?
Als de congresregistratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Congresregistratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de congresregistratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de congresregistratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de congresregistratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Congresregistratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw congresregistratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de congresregistratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!