Congres registratie
Ook voor congres registratie geldt: elk congres is uniek, ook het jouwe. Daarom realiseren onze specialisten in ons systeem een geheel op jouw congres afgestemde configuratie, waarbinnen onze producten - waaronder de congres registratie tools - continu met elkaar in verbinding staan.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Congres registratie en abstracts
Call for papers? Dat regelen wij voor je met een flexibele applicatie waarin je het gehele traject helemaal zelf kunt inrichten: van indienformulier tot beoordeling. Met geautomatiseerde notificaties voor je reviewers en geïntegreerde mailcommunicatie met je indieners. Na goedkeuring kan de beschikbare data direct worden gebruikt op jouw congres registratie website en bijvoorbeeld in jouw congres-app.
Lees meer over Extracto Abstract Handling
Uitnodigingen voor congres registratie
Congres registratie begint met een uitnodiging. Op basis van jouw gastenlijst (of -lijsten) verzenden we de e-mailuitnodigingen met daarin een persoonlijke registratielink. Via deze link bezoeken jouw genodigden de congresregistratie website. Gegevens die al bekend zijn, hoeven niet opnieuw ingevuld te worden. Voor een optimale conversie maken we de congres registratie op deze manier zo persoonlijk en eenvoudig mogelijk.
Lees meer over online congres registratie
Online congres registratie
Op een congres registratie website in de huisstijl van jouw congres melden jouw gasten zich aan. Dit doen zij met een laagdrempelig formulier, waarmee ook afzonderlijke sessies te boeken zijn. Wordt de beschikbare capaciteit overschreden, dan activeren we een wachtlijst. Als je een hybride congres organiseert, dan kunnen genodigden binnen hetzelfde formulier kiezen tussen fysieke en online deelname. Na congresregistratie en eventuele betaling ontvangen zij desgewenst een factuur, maar in ieder geval hun persoonlijke e-ticket, deelnamelink óf link naar jouw congres-app per mail.
Meer over online congres registratie
Congres registratie en jouw congres-app
Alle informatie over je congres is voor je bezoekers eenvoudig terug te vinden in jouw congres-app, inclusief het e-ticket en een persoonlijk programma. Ook in de app kunnen nog sessies worden geboekt. De congres-app zorgt behalve voor meer betrokkenheid ook voor verbinding: vanuit de deelnemerslijst kunnen de gebruikers met elkaar chatten en afspraken inplannen. En via de app kunnen je fysieke bezoekers deelnemen aan bijvoorbeeld live polls, waarvan de resultaten direct op schermen in de zaal kunnen worden getoond. Tijdens een hybride event doen de deelnemers thuis zelfs tegelijkertijd mee met dezelfde interactie.
Lees meer over de congres-app
Online eventplatform en congres registratie
Houd je jouw congres online of kies je voor een hybride editie, dan is ons eventplatform jouw online eventlocatie. Transmisión Livestreams verandert toeschouwers in deelnemers, want naast een razendsnelle doorgifte van jouw streams en webcamsessies biedt het platform volop interactie en netwerkmogelijkheden. Via één persoonlijke deelnamelink - beschikbaar na import of online congresregistratie - doorlopen deelnemers helemaal automatisch hun eigen programma, maar ook openbare congressen zijn mogelijk. Met een Plaza als virtuele lobby voorzie je je publiek bovendien van alle essentiële content en heb je een mooi platform om opgenomen sessies na afloop van het congres on demand aan te bieden – een perfecte manier om de live span van jouw congres te verlengen.
Meer over online en hybride congressen
Congres registratie op locatie
Volop mogelijkheden voor congres registratie op locatie. Met onze scanstations of met onze mobiele scan app wordt feilloos geregistreerd wie jouw congres bezoekt. De scanstations kunnen worden uitgebreid met diverse printers waarmee gepersonaliseerde badges worden geprint. We printen razendsnel labels die op voorgedrukte badges kunnen worden geplakt, of printen jouw badges on demand. Het persoonlijke programma op de badge? Geen probleem! De mobiele scan app kan ook worden ingezet als sessiescanner, zelfs als er even geen internet beschikbaar is.
Meer over congres registratie op locatie
Live statistieken en rapportages
Alles wat we binnen congres registratie voor je doen wordt uitvoerig gemonitord. Het aantal verzonden uitnodigingen, het aantal aanmeldingen, het kijkgedrag van online deelnemers, het aantal bezoekers dat al binnen is, de resultaten van een poll: alles is online te monitoren via een op basis van jouw wensen samengesteld dashboard en alle beschikbare data kan achteraf in csv-formaat worden gedownload. Met deze data heb je op elk moment alle tools in handen om jouw volgende congres nog beter te maken!
Congres registratie en evaluatie
Via de congres-app kunnen deelnemers sessies van een rating voorzien, maar ook een uitvoerige evaluatie achteraf kunnen we via ons systeem organiseren. We nodigen de deelnemers hiervoor uit met een gepersonaliseerde link naar jouw evaluatieformulier. De respons is via ons systeem eenvoudig te downloaden in csv-formaat.
Jouw congres registratie, onze producten
Met de volgende flexibele producten stellen we een solide en veilige totaaloplossing voor jouw congres registratie samen.
Online congres registratie
- Congres registratie website in jouw huisstijl
- Aanmelden voor congres en sessies
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen en facturatie
- Informatie over programma, sprekers en sessies
- E-mailbevestigingen en e-tickets
Congres registratie op locatie
- Razendsnelle congres registratie op locatie
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijk scanstations
- Representatieve gepersonaliseerde badges
- Mobiel scannen of sessiescannen via app (iOS/Android)
De app voor jouw congres
- Jouw content, jouw huisstijl
- Web-app met alle informatie over jouw congres
- Congres registratie in-app mogelijk
- Sessies liken of boeken
- Live interactie tijdens sessies
- Nieuws-tool en meldingen
- Chat en afsprakenfunctie
Het platform voor jouw online congres
- Uitvoerige congres registratie mogelijk
- De meest veelzijdige online congreslocatie
- Voor geproduceerde AV-streams en webcamsessies
- Gevarieerde live interactie met de deelnemers
- Deel al je congres-content in de virtuele lobby
- Ook voor hybride congressen
Call for papers? Call Invitado!
- Geef het gehele call for papers-traject zelf vorm
- Implementatie van logo en huisstijlkleuren
- Systeem beschikbaar in Nederlands en Engels
- Beheer via platform aan de hand van handige checklists
- Voeg zelf velden en categorieën toe aan jouw indienformulier
- Beoordeling aan de hand van je eigen criteria
- Geautomatiseerde mailcommunicatie met je reviewers
- Abstractbook en data herbruikbaar in congres registratie
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Congres registratie, wat is dat?
Congres registratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Congres registratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij congres registratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van congres registratie ontvangen zij hun tickets.
Congres registratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open congres registratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de congres registratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de congres registratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Congres registratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de congres registratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de congres registratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de congres registratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en congres registratie
Uitnodigingen voor congres registratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor congres registratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de congres registratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan congres registratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De congres registratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de congres registratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor congres registratie
Congres registratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de congres registratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de congres registratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens congres registratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de congres registratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de congres registratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de congres registratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen congres registratie voltooien.
Congres registratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de congres registratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de congres registratie overzichtelijk.
Congres registratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor congres registratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via congres registratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Congres registratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de congres registratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de congres registratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens congres registratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de congres registratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de congres registratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de congres registratie
De website voor congres registratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de congres registratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via congres registratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor congres registratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de congres registratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de congres registratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de congres registratie
Een save-the-date is bij congres registratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor congres registratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van congres registratie
Congres registratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de congres registratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor congres registratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de congres registratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij congres registratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de congres registratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de congres registratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de congres registratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Congres registratie, en dan?
Als de congres registratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Congres registratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de congres registratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de congres registratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de congres registratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Congres registratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw congres registratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de congres registratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!