Beursregistratie
Beursregistratie? De ene beurs is de andere niet - dat realiseren wij ons maar al te goed! Daarom combineren én configureren onze specialisten onze flexibele producten tot een geheel op jouw beurs afgestemde totaaloplossing, waarvan online en on-site beursregistratie een belangrijk onderdeel is.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Beursregistratie voor exposanten
Binnen de beursregistratie richten we een portal in waarop je exposanten relaties kunnen uitnodigen en waarmee ze bijvoorbeeld de teksten en logo’s voor je beurscatalogus, beurs-app of website gecentraliseerd kunnen aanleveren. Laagdrempelig en eenvoudig, zowel voor jou als voor je exposanten!
Uitnodigingen voor jouw beursregistratie
Voor de beursregistratie verzerzenden we op basis van jouw gastenlijst (of -lijsten) verzenden de e-mailuitnodigingen met daarin een persoonlijke beursregistratie link. Via deze link bezoeken jouw genodigden de beursregistratie website. Gegevens die al bekend zijn, hoeven niet opnieuw ingevuld te worden. Voor een optimale conversie maken we de beursregistratie op deze manier zo persoonlijk en eenvoudig mogelijk.
Lees meer over online beursregistratie
Online beursregistratie
Op een beursregistratie website in de huisstijl van jouw beurs kunnen je bezoekers zichzelf en eventuele introducés aanmelden. Dit doen zij met een laagdrempelig beursregistratie formulier. Ook voor eventuele sessies kunnen je bezoekers zich vooraf aanmelden. Betaalde tickets? Geen probleem! Wij koppelen ons systeem aan dat van payment provider Mollie en genereren ook de facturen. Na registratie en eventuele betaling ontvangen de bezoekers hun persoonlijke e-ticket en de link naar jouw beurs-app per mail.
Meer over onze beursregistratie formulieren
Beursregistratie via jouw beurs-app
Alle informatie over je beurs is voor je bezoekers eenvoudig terug te vinden in jouw beurs-app, inclusief het e-ticket, een plattegrond en informatie over jouw exposanten. De beurs-app zorgt behalve voor meer betrokkenheid ook voor verbinding: vanuit de bezoekerslijst kunnen de gebruikers met elkaar chatten en afspraken inplannen bij door jou ingerichte meeting points. Via nieuwsberichten en notificaties kun je je bezoekers na de beursregistratie altijd bereiken.
Lees meer over de beurs-app
Beursregistratie van leads
Zet je ons product Intercambio Leadscan in, dan bied je jouw exposanten echt iets extra’s. Met de Intercambio Leadscan-app op hun telefoon verzamelt het standpersoneel tijdens jouw beurs heel eenvoudig leads en aanvullende sales informatie. Alle data, inclusief de gegevens uit de bezoekersdatabase, is achteraf door de exposant via een persoonlijk portal te downloaden in het universele CSV-formaat.
Lees meer over registratie van leads
Beursregistratie op locatie
Beursregistratie op locatie? Wij regelen het! Met onze scanstations of met onze mobiele scan app wordt feilloos geregistreerd wie jouw beurs bezoekt. De scanstations kunnen worden uitgebreid met diverse printers waarmee gepersonaliseerde badges worden geprint. We printen razendsnel labels die op voorgedrukte badges kunnen worden geplakt, of printen jouw badges on demand. De mobiele scan-app kan ook worden ingezet als sessiescanner, zelfs als er even geen internet beschikbaar is.
Lees meer on-site beursregistratie
Data-analyse, live statistieken en koppelingen
Alle data die de bezoekers rond jouw beurs genereren, worden gelogd en centraal en veilig opgeslagen in ons beursregistratiesysteem, waartoe je 24/7 toegang hebt. Op basis van deze data bieden we je een dashboard op maat waarmee je de ontwikkelingen rond beursregistratie-aanmelding en bezoek live kunt volgen. Je kunt uitvoerige, intelligente filters loslaten op de data om zo elke denkbare rapportage te downloaden in csv-formaat. Koppelingen tussen ons beursregistratiesysteem en externe systemen? Geen probleem!
Evaluatie
Via de beurs-app kunnen deelnemers aspecten van jouw beurs van een rating voorzien, maar ook een uitvoerige evaluatie achteraf kunnen we via ons systeem organiseren. We nodigen de deelnemers hiervoor uit met een gepersonaliseerde link naar jouw evaluatieformulier. De respons is via ons systeem eenvoudig te downloaden in csv-formaat.
Jouw beursregistratie, onze producten
Met de volgende producten stellen we een solide en veilige totaaloplossing voor jouw beurs samen.
Beursregistratie online
- Beursregistratie website in jouw huisstijl
- Aanmelden, afmelden en wijzigen via één formulier
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen en facturatie
- E-mailbevestigingen en e-tickets
Beursregistratie op locatie
- Razendsnelle beursregistratie op locatie
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijke scanstations
- Representatieve gepersonaliseerde badges
- Mobiel scannen via app (iOS/Android)
De app voor jouw beursregistratie
- Jouw content, jouw huisstijl
- Web-app met alle informatie over jouw beurs
- Floorplan (statisch of interactief)
- Chat en afsprakenfunctie
- Nieuws-tool en meldingen
Eenvoudig leads verzamelen door jouw exposanten
- Standpersoneel verzamelt leads door QR-codes te scannen
- Gebruiksvriendelijke app (iOS/Android)
- Geheel geautomatiseerd licentie-traject per exposant
- Beheerportal per exposant met sales-vragen en exports
- Inzicht in de waarde van jouw beurs
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Beursregistratie, wat is dat?
Beursregistratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Beursregistratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij beursregistratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van beursregistratie ontvangen zij hun tickets.
Beursregistratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open beursregistratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de beursregistratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de beursregistratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Beursregistratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de beursregistratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de beursregistratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de beursregistratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en beursregistratie
Uitnodigingen voor beursregistratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor beursregistratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de beursregistratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan beursregistratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De beursregistratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de beursregistratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor beursregistratie
Beursregistratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de beursregistratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de beursregistratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens beursregistratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de beursregistratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de beursregistratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de beursregistratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen beursregistratie voltooien.
Beursregistratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de beursregistratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de beursregistratie overzichtelijk.
Beursregistratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor beursregistratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via beursregistratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Beursregistratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de beursregistratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de beursregistratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens beursregistratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de beursregistratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de beursregistratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de beursregistratie
De website voor beursregistratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de beursregistratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via beursregistratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor beursregistratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de beursregistratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de beursregistratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de beursregistratie
Een save-the-date is bij beursregistratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor beursregistratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van beursregistratie
Beursregistratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de beursregistratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor beursregistratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de beursregistratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij beursregistratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de beursregistratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de beursregistratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de beursregistratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Beursregistratie, en dan?
Als de beursregistratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Beursregistratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de beursregistratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de beursregistratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de beursregistratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Beursregistratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw beursregistratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de beursregistratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!