Beurs registratie
Beurs registratie? De ene beurs is de andere niet - dat realiseren wij ons maar al te goed! Daarom combineren én configureren onze specialisten onze flexibele producten tot een geheel op jouw beurs afgestemde totaaloplossing, waarvan online en on-site beurs registratie een belangrijk onderdeel is.
Prijzen aanvragen Meer informatie
Beurs registratie voor exposanten
Binnen de beurs registratie richten we een portal in waarop je exposanten relaties kunnen uitnodigen en waarmee ze bijvoorbeeld de teksten en logo’s voor je beurscatalogus, beurs-app of website gecentraliseerd kunnen aanleveren. Laagdrempelig en eenvoudig, zowel voor jou als voor je exposanten!
Uitnodigingen voor jouw beurs registratie
Voor de beurs registratie verzerzenden we op basis van jouw gastenlijst (of -lijsten) verzenden de e-mailuitnodigingen met daarin een persoonlijke beurs registratie link. Via deze link bezoeken jouw genodigden de beurs registratie website. Gegevens die al bekend zijn, hoeven niet opnieuw ingevuld te worden. Voor een optimale conversie maken we de beurs registratie op deze manier zo persoonlijk en eenvoudig mogelijk.
Lees meer over online beurs registratie
Online beurs registratie
Op een beurs registratie website in de huisstijl van jouw beurs kunnen je bezoekers zichzelf en eventuele introducés aanmelden. Dit doen zij met een laagdrempelig beurs registratie formulier. Ook voor eventuele sessies kunnen je bezoekers zich vooraf aanmelden. Betaalde tickets? Geen probleem! Wij koppelen ons systeem aan dat van payment provider Mollie en genereren ook de facturen. Na registratie en eventuele betaling ontvangen de bezoekers hun persoonlijke e-ticket en de link naar jouw beurs-app per mail.
Meer over onze beurs registratie formulieren
Beurs registratie via jouw beurs-app
Alle informatie over je beurs is voor je bezoekers eenvoudig terug te vinden in jouw beurs-app, inclusief het e-ticket, een plattegrond en informatie over jouw exposanten. De beurs-app zorgt behalve voor meer betrokkenheid ook voor verbinding: vanuit de bezoekerslijst kunnen de gebruikers met elkaar chatten en afspraken inplannen bij door jou ingerichte meeting points. Via nieuwsberichten en notificaties kun je je bezoekers na de beursregistratie altijd bereiken.
Lees meer over de beurs-app
Beurs registratie van leads
Zet je ons product Intercambio Leadscan in, dan bied je jouw exposanten echt iets extra’s. Met de Intercambio Leadscan-app op hun telefoon verzamelt het standpersoneel tijdens jouw beurs heel eenvoudig leads en aanvullende sales informatie. Alle data, inclusief de gegevens uit de bezoekersdatabase, is achteraf door de exposant via een persoonlijk portal te downloaden in het universele CSV-formaat.
Meer over beursregistratie van leads
Beurs registratie op locatie
Beurs registratie op locatie? Wij regelen het! Met onze scanstations of met onze mobiele scan app wordt feilloos geregistreerd wie jouw beurs bezoekt. De scanstations kunnen worden uitgebreid met diverse printers waarmee gepersonaliseerde badges worden geprint. We printen razendsnel labels die op voorgedrukte badges kunnen worden geplakt, of printen jouw badges on demand. De mobiele scan-app kan ook worden ingezet als sessiescanner, zelfs als er even geen internet beschikbaar is.
Lees meer on-site beurs registratie
Data-analyse, live statistieken en koppelingen
Alle data die de bezoekers rond jouw beurs genereren, worden gelogd en centraal en veilig opgeslagen in ons beurs registratiesysteem, waartoe je 24/7 toegang hebt. Op basis van deze data bieden we je een dashboard op maat waarmee je de ontwikkelingen rond beursregistratie-aanmelding en bezoek live kunt volgen. Je kunt uitvoerige, intelligente filters loslaten op de data om zo elke denkbare rapportage te downloaden in csv-formaat. Koppelingen tussen ons beursregistratiesysteem en externe systemen? Geen probleem!
Evaluatie
Via de beurs-app kunnen deelnemers aspecten van jouw beurs van een rating voorzien, maar ook een uitvoerige evaluatie achteraf kunnen we via ons systeem organiseren. We nodigen de deelnemers hiervoor uit met een gepersonaliseerde link naar jouw evaluatieformulier. De respons is via ons systeem eenvoudig te downloaden in csv-formaat.
Jouw beurs registratie, onze producten
Met de volgende producten stellen we een solide en veilige totaaloplossing voor jouw beurs registratie samen.
Online beurs registratie
- Beurs registratiewebsite in jouw huisstijl
- Aanmelden, afmelden en wijzigen via één formulier
- Capaciteitscontrole en wachtlijsten
- Online betalingen en facturatie
- E-mailbevestigingen en e-tickets
Beurs registratie op locatie
- Razendsnelle registratie op locatie
- Geavanceerde en gebruiksvriendelijke scanstations
- Representatieve gepersonaliseerde badges
- Mobiel scannen via app (iOS/Android)
De app voor jouw beurs registratie
- Jouw content, jouw huisstijl
- Web-app met alle informatie over jouw beurs
- Floorplan (statisch of interactief)
- Chat en afsprakenfunctie
- Nieuws-tool en meldingen
Eenvoudig leads verzamelen door jouw exposanten
- Standpersoneel verzamelt leads door QR-codes te scannen
- Gebruiksvriendelijke app (iOS/Android)
- Geheel geautomatiseerd licentie-traject per exposant
- Beheerportal per exposant met sales-vragen en exports
- Inzicht in de waarde van jouw beurs
Overtuigd, geïnteresseerd, of op zoek naar informatie?
Prijsaanvraag Meer informatieOf bel +31 (0)88 99 87 444
Beurs registratie, wat is dat?
Beurs registratie is het traject voorafgaand aan je event waarmee je in kaart brengt wie jouw event gaan bezoeken. Beurs registratie brengt zowel bezoekers van fysieke evenementen als deelnemers van online events in kaart. Je gasten melden zich bij beurs registratie aan via een formulier, waarin ze eventueel ook andere keuzes maken en voorkeuren aangeven. Op basis van beurs registratie ontvangen zij hun tickets.
Beurs registratie: open registratie
Als iedereen zich voor jouw event mag aanmelden, spreken we van open beurs registratie. Het registratieformulier of aanmeldformulier staat dan voor iedereen open. Tijdens de beurs registratie doorlopen de bezoekers het formulier en melden zij zich aan, zodat jij voorafgaand aan het event dankzij de beurs registratie precies weet hoeveel mensen je kunt verwachten.
Beurs registratie: gesloten registratie
Wanneer tijdens de beurs registratie alleen genodigden zich kunnen aanmelden, spreken we van een gesloten registratie. Het formulier voor de beurs registratie is dan soms afgeschermd met een algemeen wachtwoord, dat aan de gasten wordt gecommuniceerd. Veel vaker wordt de beurs registratie dan voorafgegaan door een gepersonaliseerde uitnodiging, met een voor elke genodigde unieke aanmeldlink.
Uitnodigingen en beurs registratie
Uitnodigingen voor beurs registratie zijn persoonlijk. Via de unieke link komen de genodigden in het formulier voor beurs registratie. Gegevenens die al bekend zijn, hoeven niet meer te worden ingevuld, wat de beurs registratie lekker laagdrempelig maakt. Natuurlijk kunnen de gasten die gegevens wel aanpassen.
Voorafgaand aan beurs registratie: de Save-the-Date
Voor de daadwerkelijke uitnodiging wordt er vaak een zogenaamde Save-the-Date-mail verstuurd. De beurs registratie is dan nog niet geopend, maar met een Save-the-Date kondig je je event alvast aan. Zo kun je je gasten enthousiasmeren, en de datum van jouw event afblokken in hun agenda. Zodra de beurs registratie begint, weten zij meteen waarover het gaat.
Het formulier voor beurs registratie
Beurs registratie moet in eerste instantie laagdrempelig zijn. Vraag dus in het formulier alleen wat je echt moet weten. Daarmee maak je het je gasten tijdens de beurs registratie gemakkelijk, maar voldoe je bovendien aan de AVG. Hoe overzichtelijker het formulier, hoe beter de conversie tijdens de beurs registratie. En dat is wat je als organisator wil!
Datavalidatie tijdens beurs registratie
Om te zorgen voor een schone database, wordt tijdens de beurs registratie gevalideerd wat in de formuliervelden wordt ingevoerd en of die data geldig is. Consistente, valide data maakt analyseren immers stukken eenvoudiger. Beproefde datavalidatie maakt bij Invitado standaard deel uit van de beurs registratie.
Meerdere gasten aanmelden
De AVG beperkt de mogelijkheden voor het aanmelden van meerdere gasten tijdens de beurs registratie. Gegevevens van anderen mogen door de aanmelder niet zomaar worden verstrekt. In het formulier kan de aanmelder anderen via hun e-mailadres registreren, waarna deze hun persoonlijke gegevens verstrekken en zo hun eigen beurs registratie voltooien.
Beurs registratie en wijzigingen
Aanmelding binnen? Mooi, de beurs registratie heeft zijn werk gedaan, zou je denken. Toch nog niet helemaal, want je dient je bezoekers de mogelijkheid te bieden hun voorkeuren of gegevens te wijzigen - of (zie verder) om zich weer af te melden. Dit kan altijd via dezelfde registratielink, via hetzelfde registratieformulier. Zo blijft de beurs registratie overzichtelijk.
Beurs registratie en afmelden
Standaard kunnen aangemelde gasten zich via hetzelfde formulier voor beurs registratie ook weer afmelden. Veel organisatoren willen dit hun gasten niet te makkelijk maken, maar waarom zou je van tevoren niet willen weten dat een gast niet komt? Denk bijvoorbeeld aan zaalindeling en catering. Op deze manier kun je via beurs registratie het aantal no-shows (zei hier iemand nachos?) drastisch beperken.
Beurs registratie en AVG
Naar bijzondere persoonskenmerken mogen tijdens de beurs registratie niet worden opgeslagen. Denk aan gezondheidskenmerken, BSN-nummer en religie. Wanneer tijdens de beurs registratie bij maaltijdvoorkeuren een keuzeoptie 'halal' wordt geboden, kan dit iets zeggen over de geloofsovertuiging van die gast. Wij adviseren dus hier zeer zorgvuldig mee om te springen!
Sessiekeuze tijdens beurs registratie
Bied je tijdens jouw event verschillende sessies aan (denk aan parallelsessies of workshops), dan kan tijdens de beurs registratie binnen het formulier ook dit worden geregistreerd. Voorzie je elke sessie van een capaciteit, dan worden sessies niet langer aangeboden als die capaciteit bereikt is. Ook voor het totale event kan trouwens een capaciteit worden ingesteld. Zo kun jij tijdens de beurs registratie 'Vol is vol!' roepen.
Content rond de beurs registratie
De website voor beurs registratie bevat behalve het formulier (dat centraal moet staan) ook gegevens over jouw event. Tijd, locatie, programma... van die dingen. Daarnaast is er na voltooiing van de beurs registratie een bevestigingsscherm, en is er ook een scherm als de bezoeker zich via beurs registratie weer afmeldt.
Jouw huisstijl
Het formulier voor beurs registratie is op basis van best practices relatief standaard opgebouwd (op wat kleuren na dan), maar de website eromheen voorzien we van jouw huisstijl - of de huisstijl van jouw event, om precies te zijn. Afbeeldingen, kleuren, logo's.... Zo zorgen we tijdens de beurs registratie voor herkenbaarheid. Ook in de mails die rond de beurs registratie worden verstuurd, komen deze huisstijl-elementen natuurlijk terug.
E-mails rond de beurs registratie
Een save-the-date is bij beurs registratie optioneel, een uitnodiging ook. Maar standaard versturen wij een mail na een succesvolle aanmelding. Of deze het e-ticket al bevat, is aan jou. We kunnen de persoonlijke QR-code in de mail opnemen, maar ook een downloadlink plaatsen naar een door ons gegerereerde pdf. Veelal wordt om het aantal no-shows te beperken vanuit het systeem voor beurs registratie ook nog een zogenaamde 'boarding call' verstuurd, meestal een dag voor het event.
De statistieken van beurs registratie
Beurs registratie levert heel veel data op. Gastdata, maar ook statistieken over het verloop van de beurs registratie. Deze worden inzichtelijk gemaakt in het dashboard voor beurs registratie. Daarin zie je precies hoeveel gasten zich wanneer hebben aangemeld. Alle beschikbare data kan in grafieken, tabellen en diagrammen worden getoond. Voor de beurs registratie richten onze specialisten hiertoe een persoonlijk dashboard in.
Betaalde tickets
Ook voor betaalde events bieden wij beurs registratie. Uiteraard! Via de koppeling met een payment provider richten wij snel en effectief een ticket shop in. Met facturatie (we genereren binnen de beurs registratie pdf-facturen), kortingscodes, differentiatie binnen je tarieven (op basis van gastgroepen of bijvoorbeeld met early bird tickets).
Oude bekenden tijdens de beurs registratie
Als wij op basis van het ingevulde e-mailadres een gast herkennen, worden de reeds beschikbare gegevens opgehaald uit de database. Dat houdt de beurs registratie laagdrempelig en jouw database schoon. Want op dubbele gegevens zit niemand te wachten.
Beurs registratie, en dan?
Als de beurs registratie is afgerond, kun je de registratie op locatie aan ons toevertrouwen. Wij richten de scansoftware zo in, dat je bezoekers naarbinnen kunnen worden gescand. Ook andere producten en diensten, zoals onze event app en de leadscan-applicatie voor exposanten, kunnen heel eenvoudig op de registratiedatabase worden aangesloten.
Beurs registratie in de event app
Ook via de Vaya Visitor App kunnen je bezoekers zich aanmelden. Zo breng je de beurs registratie naar de telefoon van je bezoeker. Je zorgt er dankzij de beurs registratie meteen voor dat de event app ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Binnen de event app kan overigens op basis van tijdens de beurs registratie verzamelde gegevens persoonlijke content voor de specifeke ingelogde gebruiker worden getoond. Leve het ecosysteem van Invitado!
Beurs registratie, the Invitado way!
Wat wij rond jouw beurs registratie kunnen doen? Dat is te veel om op te noemen. Een overzicht vind je hier. Heb je andere wensen of ideeën? Neem dan even contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee, en vinden ongetwijfeld een creatieve oplossing om de beurs registratie voor jouw event volgens jouw wensen en voorkeuren vorm te geven!