Less Stress #4: De beste tips van en voor event professionals

Met minder stress het najaar in? Yes, we can! Want hoe vol jouw agenda na de zomervakantie ook is, met de tips in het laatste deel van deze zomerserie wordt het een stuk makkelijker om de relaxte vibe van de zomervakantie nog even vast te houden. De eerste tip geven we je meteen al: koester die volle agenda. Want is die niet hét bewijs dat je klanten je vertrouwen en waarderen, en dat je dus goed bezig bent?

Dit artikel verscheen eerder op Events.nl.

Stresstest Events

Dat stress in de eventbranche zeer serieus moet worden genomen, blijkt onmiskenbaar uit de reacties op de Stresstest Events, de online enquête die deze serie vergezelde. Het merendeel van de respondenten gaf aan regelmatig stress te ervaren, een substantieel deel zelfs bij elk project. Iets minder dan de helft acht zichzelf (mede)verantwoordelijk voor deze stress, maar ook stroeve samenwerkingen en miscommunicatie worden als belangrijke stressfactoren genoemd. De groep die van mening is dat stress onvermijdelijk is of zelfs een vereiste voor kwaliteit is, is nagenoeg even groot als de groep die stress onnodig vindt.

Plannen en voorbereiden

In het eerste deel van de serie kwamen twee ervaren medewerkers van Invitado aan het woord. Lodewijk Bovy, directeur van deze Rotterdamse registratie- en interactiespecialist: ‘Dat stress onvermijdelijk of zelfs nodig zou zijn, wil er bij mij niet in.’ Met zijn team gaat ook hij een drukke periode tegemoet: ‘September en oktober zijn voor ons traditioneel de drukste maanden en ook dit najaar mogen we weer voor heel veel prachtige events aan de slag. In de zomermaanden hebben we behalve vakantie gevierd waar mogelijk al heel veel voorbereid. De planning voor de komende weken ligt in de basis klaar. Die passen we continu aan, in goed overleg en samenwerking met onze opdrachtgevers uiteraard.’

Samenwerkingen optimaliseren

In de tweede en derde aflevering van deze serie werden samenwerkingen – onder meer met Invitado – al van diverse kanten belicht: Brenda Mulder van East Side Live Communicatie & Events noemt het teamgevoel tussen iedereen die bij de realisatie van een event betrokken is essentieel en Elisabeth Barmentloo van Nieuwenhuis Audiovisueel geniet in de aanloop naar het eindproduct intens van de verschillende intensieve samenwerkingen. Ook de Stresstest maakt duidelijk dat investeren in samenwerkingen loont: ‘Hoe beter je elkaar kent en je begrijpt wat je partners doen, hoe soepeler de samenwerking en hoe minder stress,’ aldus een anonieme inzender.

Vertrouwen

Werk dus met partners die je vertrouwt en investeer in duurzame relaties. Of, zoals het in een wederom anonieme Stresstest-inzending geformuleerd wordt: ‘Vertrouw op elkaars expertise.’ Verschillende respondenten die als leverancier in de branche actief zijn, maar ook eventorganisatoren gaven daarbij aan dat meer vertrouwen van hun opdrachtgevers wenselijk zou zijn: ‘Meer autonomie zou het stresslevel voor mij én voor de partijen waarmee ik werk aanzienlijk verlagen,’ aldus een ervaren eventmanager bij de overheid.

Tot slot

Wij, de redactie van Events en Team Invitado, hebben er op onze beurt alle vertrouwen in dat we met de hele branche aan de vooravond van een fantastisch nieuw eventseizoen staan. Met een beetje vertrouwen in elkaar én de volgende vier ultieme tips vanuit de branche lukt het ongetwijfeld er weer iets heel moois van te maken. Maar dan met nét wat minder stress!

Less stress: de tips

1. Beschouw je volle agenda niet als een vloek maar als een zegen. Je werk en inzet worden gewaardeerd! Probeer kleine dingetjes die net niet helemaal lopen zoals je zou willen te relativeren door ze af te zetten tegen alles wat wél goed gaat. Voer de druk bij jezelf en je partners niet te ver op als het om iets kleins gaat; bewaar eventuele onvrede hierover tot de evaluatie.
2. Werk vooruit waar mogelijk, maar voorkom tegelijkertijd dat je werk door onderdelen in een te vroeg stadium op te pakken twee keer moet doen. Herhalingsoefeningen zijn namelijk frustrerend, je bent een tweede keer minder scherp en je maakt sneller fouten, met alle stress van dien.
3. Zorg voor een gedegen planning, pas deze op gezette tijden aan en bouw binnen je planning marges in. Vergeet in je planning ook een laatste correctieronde en testfase niet, want juist bij haastige, last minute wijzigingen gaat het opvallend vaak mis.
4. Werk met partners die je kent en vertrouwt. Investeer in onderlinge samenwerkingen, streef naar een ‘teamgevoel’ en maak gebruik van elkaars expertise. Bouw aan een duurzame relatie, want in het verleden (samen) behaalde resultaten bieden dan misschien niet per definitie een garantie voor de toekomst, ze vormen wel het fundament waarop verder kan worden gebouwd!