Less Stress #2: ‘Met een goed en gemotiveerd team blijf je stress een stap voor’

Onze branche is per definitie hectisch en keer op keer gooit het beroep van event manager hoge ogen in de ranglijst van meest stressvolle beroepen. Klopt dat beeld? En zo ja, wat is er dan voor nodig om de relaxte zomervibe vast te houden als de sector in aanloop naar een drukke herfst na de vakantie weer uit zijn zomerslaap ontwaakt? In deel 2 van deze zomerserie spraken we met Brenda Mulder, project manager bij East Side Live Communicatie & Events.

Dit artikel verscheen eerder op Events.nl.

Bijna twintig jaar ervaring

Tijdens het gesprek is Brenda de rust zelve. Net als in haar werk. ‘East Side bestaat zo’n dertig jaar, zelf ben ik al bijna twintig jaar als project manager actief. Ik ken die onderzoeken, maar echte stress ervaar ik eerlijk gezegd nog zelden. Natuurlijk, als je net begint, komt er wel heel veel tegelijk op je af, en ja, het is weleens druk. Maar juist dát maakt dit werk zo leuk.’

Vijftien professionals

Dat wil niet zeggen dat ‘Less Stress’ slechts een kwestie van ervaring is. Brenda: ‘Een passend, creatief en doortimmerd plan, een goede planning en duidelijke afspraken schelen als het om stress gaat enorm. Ook de wetenschap dat je altijd kunt terugvallen op je collega’s neemt een groot deel van de druk weg. Bij East Side hebben we de luxe dat we als capaciteit een issue dreigt te worden ook altijd een beroep kunnen op ons zusterbedrijf Perspekt Studio’s. Samen zijn we met vijftien professionals actief.’

Teamgevoel

East Side ziet het teamgevoel breder dan de eigen organisatie. Toeleveranciers worden op de website van de organisatie ‘de beste mensen uit ons netwerk’ genoemd en ook projecten benadert het bureau uit Haarlem bij voorkeur als een team. ‘Wij zijn dan wel eindverantwoordelijk, maar samen met de klant en onze partners trekken we echt als team op. Niet alleen met onze opdrachtgevers streven we langdurige relaties na, maar zeker ook met de partijen waarmee we werken,’ legt Brenda uit. ‘We weten wat onze partners wel en niet kunnen. Vanuit een vertrouwensband kun je open en vooral eerlijk communiceren, verleg je elkaars grenzen en is iedereen bereid in oplossingen te denken. En dan is alles mogelijk!’

Shimano

Een internationaal eindejaarsevent van Shimano – al jaren tevreden klant bij East Side – is hiervan een goed voorbeeld. ‘Door elkaar uit te dagen en te vertrouwen op elkaars expertise hebben we vorig jaar samen met onder meer NXT Studios en Invitado een interactieve online productie neergezet waarop alle betrokken partijen met recht trots waren. Dat is een win-winsituatie van waaruit je voor volgende projecten verder kunt bouwen,’ vertelt Brenda. Maar investeren in een duurzame relatie met partners biedt nog een voordeel: ‘Bij een event in een kantoorgebouw waren verkeerde voltages aan ons doorgegeven, waardoor toen we alles hadden aangesloten onze apparatuur onbruikbaar werd. Een partner uit ons netwerk hielp ons toen met vervangende spullen uit de brand. Er is dan wel een moment van stress, maar een oplossing blijkt ook vrijwel altijd binnen handbereik.’

Briefing, regie en marges

East Side werkt met een briefingsdocument dat de doelen die een klant nastreeft inzichtelijk maakt. ‘Wij adviseren op basis daarvan soms zelfs om geen event te organiseren maar een ander communicatiemiddel te kiezen,’ lacht Brenda. ‘Het draait immers om het resultaat.’ Briefing en debrief vormen het fundament onder creatie, planning én uitvoering. ‘Vanuit onze rol als regisseur zijn we ook naar een klant toe soms even streng. Maar door marges in te bouwen in de planning, kan echte stress op afstand worden gehouden. Dan zijn het alleen nog externe factoren die stress kunnen veroorzaken, zoals leveringsproblemen, prijsstijgingen of het weer. Het moet echter wel heel raar lopen, willen we ook daarvoor geen creatieve oplossing kunnen vinden.’