Less Stress #1: 'Marges in eventplanning en duidelijkheid voor alles'

Zomervakantie! Even de stekker eruit en genieten van een stressvrije periode. Onze branche is per definitie hectisch en keer op keer gooit het beroep van event manager hoge ogen in de ranglijst van meest stressvolle beroepen. Klopt dat beeld? En zo ja, wat is er dan voor nodig om de relaxte zomervibe vast te houden als de sector in aanloop naar een drukke herfst na de vakantie weer uit zijn zomerslaap ontwaakt?

Dit artikel verscheen eerder op Events.nl.

Zomerserie en enquête

Dit is deel 1 van een zomerserie waarin we ons samen met registratie- en interactiespecialist Invitado ten doel stellen inzicht te krijgen in wat ‘event stress’ veroorzaakt en vooral: in hoe we die stress gezamenlijk kunnen terugdringen. De serie bestaat uit vier delen en de Stresstest Events. Graag nodigen we je uit om aan deze enquête mee te doen. Geen stress: je bent er in een minuutje mee klaar!

Opdrachtgever en leveranciers

Terug naar de rapporten. Want ook dit voorjaar was het weer raak: Convene Magazine citeerde de resultaten van een onderzoek waarin het beroep van event planner de derde plek in de ranglijst van ’s werelds meest stressvolle beroepen innam. Een rondje googelen levert eindeloos veel meer vergelijkbare onderzoeken én resultaten op. We spraken met Kelly van Harmelen en Kaj de Waal, registratiespecialisten bij Invitado. Jaarlijks werken zij met tientallen event managers samen. Herkennen zij zich in dit beeld? ‘Soms,’ trapt Kelly af. ‘Event managers zitten per definitie in een lastige positie: tussen hun opdrachtgever en hun leveranciers in. Vooral als niet duidelijk is wat hun klant wil, of als de klant zonder overleg met de leverancier iets is toegezegd wat niet één op één gerealiseerd kan worden, ligt stress op de loer. En als er tijdsdruk ontstaat, dan natuurlijk ook.’

Deadlines

Kaj vult aan: ‘Het najagen van een ooit vastgestelde deadline krijgt soms meer prioriteit dan de inhoudelijke aspecten van die deadline, zoals het tijdig en compleet aanleveren van informatie die nodig is om die deadline te halen.’ Kelly: ‘Het halen van deadlines is altijd een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Wij zullen er aan onze kant altijd alles aan doen om ze te halen, maar we bouwen wel marges in – eigenlijk is dat dé gouden tip: zorg voor marges in je planning. Al is het maar om bijvoorbeeld de formulieren voor livegang uitvoerig te testen.’

Kwaliteit

Om zorgvuldigheid en kwaliteit te kunnen garanderen werkt Invitado met doorlooptijden. ‘Haastige spoed is zelden goed,’ zegt Kaj. ‘We werken met persoonsgegevens, en alleen al vanuit de AVG en onze ISO 27001-certificering is voorzichtigheid geboden en zorgvuldigheid vereist. Zo controleren wij essentiële onderdelen altijd met twee paar ogen.’ Kelly: ‘Juist als je met de beste bedoelingen denkt een klant te helpen door even snel een last minute wijziging te kunnen doorvoeren, loop je het risico fouten te maken.’

Teamwork en duidelijkheid

Bij Invitado slaat de stress van een klant zelden over op de medewerkers. Kaj: ‘Door het inbouwen van marges, zoals Kelly al zei, maar vooral omdat we een hecht team vormen en we dermate gestructureerd werken dat we als het nodig is werk van elkaar kunnen overnemen. De wetenschap dat je deel uitmaakt van een team scheelt als het om stress gaat een stuk.’ Kelly vervolgt: ‘We proberen die enkele gestresste klant ook mee te nemen in die structuur. Al in de offertefase vertellen we ze wat ze wanneer moeten aanleveren om hun eigen deadline te kunnen halen. Duidelijkheid voor alles.’