Bij ons zitten je gasten goed!

Flexibele seating module beschikbaar in het nieuwe Puerto

De optimale tafelschikking of het toekennen van beschikbare theaterstoelen aan jouw gasten? Met de eerste update van het nieuwe Puerto in het nieuwe jaar is het met onze software weer mogelijk. En hoe! Maak je als organisator gebruik van deze vernieuwde seating-module, dan heb je tot het moment dat je gasten binnen zijn volledige controle over de indeling van je publiek over de beschikbare plaatsen.

Situaciones

De seating-module in Puerto is dé oplossing voor events waarbij je zelf wilt kunnen bepalen waar je gasten plaatsnemen. In de volgende situaciones bijvoorbeeld:

Een geplaceerd congres of concert met honderden gasten in een theaterzaal met vaste stoelnummers.
Een feestelijk diner aan tientallen gedekte tafels met een vooraf bepaald aantal couverts per tafel.
Een event waarvoor je de toegewezen plaatsen bij de entree op badges wilt printen.
Een kennissessie met een optimale verdeling van je gasten over de zaal, zonder onbezette stoelen in de rijen en zonder lege rijen voor in de zaal.

We ontwikkelden de nieuwe, algemeen bruikbare seating-module op basis van de ervaring die we via maatwerkoplossingen jarenlang opdeden tijdens onder meer de Nieuwjaarsconcerten voor de Gemeente Rotterdam in de Doelen en de grootschalige jaardiners van Deltalinqs.

Flexibiliteit

Hoe de theater- of eetzaal ook is ingericht, de seating-module is zo flexibel, dat we elke denkbare indeling kunnen vertalen naar ons systeem. En is een locatie eenmaal aangemaakt, dan blijft deze voor je volgende events beschikbaar. Ook bij de toekenning van plaatsen aan de gasten is flexibiliteit een muy belangrijk uitgangspunt geweest. Tot het moment dat de gasten binnenkomen kun je last minute afmeldingen verwerken en de placering aanpassen, tot de voor jou optimale placering zonder hinderlijke lege plekken is bereikt.

Benieuwd hoe de seating-module in de praktijk werkt? Je leest het hieronder!

Zo zit het te zitten met die seating-module:

Stap 1: Aanmaken van beschikbare plaatsen

Je kunt het zelf, maar zeker als het wat ingewikkelder wordt, maken onze registratiespecialisten de beschikbare plaatsen voor je aan in het systeem. Ingewikkelde plaatsaanduidingen als ‘Parterre, Loge links, Oneven, Rij 2, Stoel 1’? Voor de seating-module in ons registratiesysteem is het allemaal geen enkel probleem!

De vertaling van de zaalindeling naar ons systeem.

Stap 2: Placeren van de gasten

Vanuit de gastenlijst ken je de beschikbare plaatsen toe met een lekker gebruiksvriendelijk drag-and-drop-systeem. In de gastenlijst zijn toegekende tags duidelijk herkenbaar, zodat je bijvoorbeeld je vips de mooiste plekken kunt geven. Je ziet op elk moment precies welke stoelen nog beschikbaar zijn en welke gasten nog geen plekje hebben. Zolang de placering nog niet aan de gasten is gecommuniceerd, kun je blijven draggen en droppen tot je helemaal tevreden bent.

Het toekennen van stoelen aan de gasten.

Stap 3: Last minute placering

Idealiter krijgen je gasten pas te horen waar ze zitten zodra hun ticket gescand is. De toegekende stoelnummers verschijnen dan in het scherm, kunnen op badges of losse stickers worden geprint of zijn voor de gasten vanaf dat moment bijvoorbeeld terug te vinden in hun event-app. Last minute aan- of afmeldingen kun je snel nog in je placering verwerken. Zo blijf je tot het moment dat jouw geplaceerde event of sessie begint maximaal flexibel.

Uiteraard zullen op termijn nog volop nieuwe functionaliteiten aan de seating-module worden toegevoegd. Meer weten over de mogelijkheden voor jouw event? Neem even contact met ons op!