Onze event-app: interactief, hybride en betaalbaar!

Registratiespecialist Invitado heeft de event-app opnieuw uitgevonden. Daarbij heeft het Rotterdamse bedrijf zich laten leiden door actuele ontwikkelingen in de branche. De gloednieuwe Vaya Visitor App is daarmee niet alleen een perfecte interactieve tool voor het groeiende aantal hybride events, maar kan zonder concessies te doen aan de beschikbare functionaliteiten ook met een beperkt budget worden ingezet.

Dit artikel verscheen op 6 september 2022 op Events.nl.

Flexibilieit
‘We hebben het onze developers niet eenvoudig gemaakt,’ vertelt Michiel Droog, mede-eigenaar van Invitado. ‘We wilden een app die geheel stand-alone kan worden aangeboden, maar tegelijkertijd ook kan communiceren met onze andere producten, bijvoorbeeld waar het bezoekersregistratie, netwerkmogelijkheden en interactie betreft. Daarnaast moesten klanten die dit willen zelf met het CMS van de app aan de slag kunnen. En tenslotte moest de inzet laagdrempelig zijn, zowel waar het de investering als de doorlooptijd betreft.’ Het resultaat mag er zijn: de nieuwe Vaya Visitor App is een flexibele tool, die voor elk denkbaar event op maat wordt geconfigureerd.

Raten, daten, bookmarken en boeken
Naast de overdracht van informatie over het event, zoals het programma, sessie-informatie, pagina’s voor exposanten en sprekers en een floorplan, biedt de app vanuit de bezoekerslijst ook interactie in de vorm van een chat en de mogelijkheid afspraken in te plannen. Items kunnen bovendien van een rating worden voorzien en worden gebookmarkt. ‘Via deze bookmarks kunnen gebruikers hun eigen overzichtspagina samenstellen.’ verklaart Droog. ‘Sessies en workshops kunnen zelfs direct vanuit de app worden geboekt, inclusief capaciteitscontrole.’

Live interactie en hybride events
Aanvullende interactie, zoals live polls, wordclouds, een Q&A en zelfs een complete quiz kan via een add on aan de app worden toegevoegd. De resultaten kunnen door de AV-specialist op locatie direct op de schermen in de zaal worden getoond. Bij hybride events via het online eventplatform Transmisión Livestreams van Invitado kunnen de fysiek aanwezige bezoekers en de deelnemers thuis zelfs simultaan meedoen met dezelfde interactie. ‘Daarmee zorg je voor verbinding binnen je hybride event,’ licht Droog toe.

Laagdrempelig
Ook bij een beperkt budget – ‘de pandemie heeft er bij veel klanten helaas behoorlijk ingehakt,’ stelt Droog vast – is de app betaalbaar. Om dit mogelijk te maken zet Invitado niet in op een uitgeklede basisversie met een beperkt aantal functionaliteiten, maar is een andere creatieve oplossing bedacht. Droog: ‘Binnen onze overkoepelende Vaya-app kunnen we elk event apart hosten: op maat geconfigureerd en met een eigen look and feel. Alle functies zijn beschikbaar, alleen publiceren we geen afzonderlijke app in de stores van iOS en Android.’ Dit houdt het traject niet alleen laagdrempelig en betaalbaar, maar reduceert ook de doorlooptijden aanzienlijk. ‘Binnen een paar werkdagen kunnen we zo een app realiseren.’ Hiernaast blijft het natuurlijk ook gewoon mogelijk een eigen app in de app stores te publiceren.

CMS en support
In het speciaal voor de Vaya-app ontwikkelde CMS zijn organisatoren heer en meester over hun eigen content. ‘We merken dat steeds meer klanten dit willen. Hoe meer je zelf doet, hoe lager bovendien de investering,’ legt Michiel uit. ‘Onze specialisten configureren de app, waarna je zelf aan de slag kunt met de content. Hierbij mag je uiteraard rekenen op professionele support, als je er met de beschikbare online tutorials niet helemaal uit mocht komen. Want aan die trend dat klanten het zelf maar moeten uitzoeken, daar doen we met Invitado dan weer níét mee!’

De nieuwe event-app van Invitado

Menu en buttons afgestemd op event
Toepassing huisstijlkleuren
Geheel of gedeeltelijk afgeschermd met log in
Flexibele homepage met nieuwsmodule
Programma met boekbare sessies
Deelnemerslijst met chat en afsprakenfunctie
Floorplan (zoombaar; interactieve plattegrond mogelijk via externe aanbieder)
E-ticket
Like-functie (bookmarks) en rating per item
Gebruiksvriendelijk CMS
Lay-outs voor personen, bedrijven en sessies
Live interactie (add on)
Aanvullende functionaliteiten, bijvoorbeeld op het gebied van matchmaking, zijn in ontwikkeling.