Back to live met registratiespecialist Kaj

"Eigenlijk kon er niets fout gaan, maar toch…"

Kaj is een van onze meest ervaren registratiespecialisten. Na de coronaperiode, waarin de focus volledig lag op online events via Transmisión Livestreams, ging hij de afgelopen tijd weer op pad met scanners en printers voor de eerste live events. Bij het aquarium op de hacienda van Invitado spraken we hem over de beurzen en congressen waarvoor hij de afgelopen weken de 'live-line' weer oppakte.

Live events: het kan weer. Kon jij het ook nog?

"Het was leuk, maar tegelijk ook wel weer even spannend. Wat vóór corona bijna routine was, ging nu niet helemaal vanzelf. We doorlopen voor een event op kantoor een uitvoerige testprocedure, dus eigenlijk kon er niets fout gaan, maar toch… Het was geruststellend om de scanners weer als vanouds te horen piepen en de eerste badges uit de printers te zien rollen."

Waarin verschilt online en live voor jou?

"De online registratie is voor online en fysiek in principe hetzelfde, maar de betrokkenheid bij een online event is veel groter: je krijgt veel meer mee van de inhoud, en dat is vaak leuk en interessant. Met onze scanbalies staan we bij een live event toch meer langs de zijlijn, letterlijk, bij de entree in de hal. Daar staat weer tegenover dat er bij een fysiek event meer maatwerk komt kijken: er zijn in ons systeem veel meer opties die we onze klanten kunnen bieden. Bij online events blijft een stream toch een stream, hoeveel interactie je er ook aan toevoegt."

Welke events heb je intussen al achter de rug?

"Recharge Earth was het eerste congres in hopelijk een lange reeks die we voor Ahoy gaan doen. Het was een van de laatste keren dat we daar onze huidige event-app hebben ingezet – een nieuwe is in ontwikkeling. De organisatie was enthousiast, dus dat was een goed begin. Bij de Spotlight Beurs in het Autotron in Rosmalen zorgde de vuurdoop voor onze geheel vernieuwde Intercambio Leadscan-app voor wat extra spanning, maar daarover waren de exposanten zeer te spreken. Er werd veelvuldig gebruik van gemaakt, zonder dat dat in een overkill aan vragen resulteerde. Gelukkig zijn we er in geslaagd alle expertise die we met de vorige versie van die applicatie hebben opgedaan in deze nieuwe versie te verwerken."

In hoeverre zijn de coronamaatregelen nog van invloed op het proces, en heb je tips uit de praktijk voor organisatoren?

"Spotlight was een beurs en het Autotron daarmee een doorstroomlocatie waar de anderhalve meter van kracht was. In Ahoy werden coronatoegangsbewijzen gecheckt bij de scanbalies. Dat ging minder snel als ik zou willen: niet alleen omdat de hostessen veel handelingen moesten verrichten, maar ook omdat de bezoekers er soms even voor nodig hadden op hun telefoon de gewenste QR-codes te tonen. Onze scansoftware kan ook coronatoegangsbewijzen scannen, maar in afwachting van goedkeuring vanuit Den Haag willen we die oplossing nog niet inzetten. Tot het zover is zou mijn advies zijn het checken van coronatoegangsbewijzen en e-tickets los te koppelen en door verschillende hostessen te laten doen."

En nu: live of online?

"Wat ik verwacht, of wat ik het leukste vind? Haha, ik vind de afwisseling leuk: het inhoudelijke van de online events, en het meters maken op locatie en mensen snel naar binnen scannen. Maar ik verwacht dat afgezien van internationale congressen veel events toch weer voor fysiek zullen kiezen. Met beurzen is er eigenlijk geen keuze: je wilt daar mensen spreken en producten met eigen ogen zien. Informatie delen of overbrengen kan echter ook heel goed online. Hoe het ook uitpakt: wij zijn er klaar voor!"