Content, context en coherentie dankzij de Plaza

De meerwaarde van een virtuele lobby voor jouw online of hybride event

Veel online events hebben er eentje: een Plaza, ook wel lobby genoemd. Voor je deelnemers is het de entree tot het event, voor organisatoren de plek waar zij en eventuele sponsors informatie met de deelnemers kunnen delen. Over de Plaza van ons platform Transmisión Livestreams valt veel te vertellen. En precies dat gaan we in dit artikel doen.

¿Qué? - Wat is een Plaza?

De Plaza is een event website, die binnen de context en de lay-out van het event platform wordt getoond. Alles draait hier om de content die jij met je bezoekers wilt delen. Onderdelen die we in vrijwel elke Plaza terug zien komen zijn:

Algemene informatie over het event
Een introductievideo over het event (of tijdens het event een live stream)
Het programma van het event
Informatie over de sprekers
Informatie over en van de sponsors
Mogelijkheden om te netwerken
De mogelijkheid om sessies terug te kijken

Behalve voorafgaand aan het event, kun je de Plaza tijdens de pauzes en na afloop van je event inzetten.

Voorbeeld van een Plaza. Deze werd ingezet tijdens NL Secure[ID] van KPN Secure.

¿Por qué? - Waarom zet je een Plaza in?

Met een Plaza geef je sessies een context en smeed je verschillende onderdelen tot één evento coherente. Deelnemers vinden het prettig om informatie behalve via de streams ook in hun eigen tempo tot zich te kunnen nemen en zijn via de geboden informatie beter voorbereid. Door de Plaza na afloop van de laatste sessie in de lucht te houden, krijgt je event een minder vluchtig karakter. Zeker als je opnamen van de sessies beschikbaar stelt, die via de Plaza on demand kunnen worden bekeken. En last but not least: met een Plaza biedt je je sponsors de mogelijkheid zich aan je deelnemers te presenteren en via het platform leads te genereren.

Extern gehoste video's kunnen nu al via de Plaza worden aangeboden. Onze developers werken aan de mogelijkheid sessies direct na afloop met één druk op de knop beschikbaar te maken.

¿Cómo? - Hoe werkt het in de praktijk?

Alles begint met een plan: zodra jij op een rijtje hebt welke content je wilt aanbieden en daarmee de structuur hebt bepaald, kunnen onze specialisten beginnen met de configuratie en het klaarzetten van de pagina's. Met het verzamelen van de content (zeker als je daarvoor afhankelijk bent van aanlevering vanuit je sponsors) kun je niet vroeg genoeg beginnen. Zorg hierbij voor een duidelijke briefing, inclusief deadline, waarin je op een rijtje zet welke content je nodig hebt. In het geval van sponsorpagina bestaat dit boodschappenlijstje uit de volgende onderdelen:

Een logo (een png met een transparante achtergrond)
Een korte introtekst (ca. 150 tekens)
Een beschrijving (lengte onbeperkt, maar maak het niet te lang!)
De embed-code van een YouTube of Vimeo-filmpje
Fotomateriaal
Links naar externe websites
Contactgegevens medewerkers (e-mailadres, directe mogelijkheid tot videobellen via het platform is mogelijk)
Eventuele digitale brochures (pdf)

Ben je - vermoedelijk na een paar keer reminden - compleet? Dan kun je aan de hand van de voorbeeldpagina's die onze specialisten voor je hebben klaargezet beginnen met het plaatsen en uploaden van de content. In de praktijk komt dit neer op een invuloefening, waarbij je de toetscombinaties Ctrl-C en Ctrl-V veelvuldig zult gebruiken.

Momenteel werken we voor de Plaza met het prijswinnende content managent systeem Made SImple, maar in aanloop naar het nieuwe eventseizoen lanceren we binnen de beheeromgeving van jouw event een eigen, dedicated Plaza-cms die het plaatsen en uploaden nog eenvoudiger maakt!

In de Plaza kun je de chatfunctie inschakelen, zodat je deelnemers individueel of in de algemene chat met elkaar in contact kunnen komen. Daarnaast kunnen zij met elkaar videobellen: gericht via de deelnemerslijst en random via de Chatcarrousel. Zo zorg je voor leven in de brouwerij en hou je je deelnemers binnen boord, ook als er even geen streams zijn. Zodra het programma wordt hervat, worden de Plaza-bezoekers automatisch doorgeschakeld naar de actuele stream.

Finalmente - De resultaten

Binnen Transmisión Livestreans worden de acties van alle deelnemers nauwgezet geregistreerd, en dat resulteert in uitvoerige statistieken en downloadbare rapportages. Het betekent ook dat je je sponsors voor elke sponsorpagina exact kunt vertellen welke deelnemers hun pagina hebben bekeken. Zolang je dat vooraf duidelijk hebt gecommuniceerd (het privacy statement is daarvoor the plaza to be), staat het je vrij deze waardevolle informatie met je sponsors te delen.