Protocol in praktijk: Offhore Energy in RAI Amsterdam

'Puzzelen met duizend stukjes, waarvan een deel nog ontbreekt.'

Met het brancheprotocol als leidraad vinden er binnen de anderhalvemetersamenleving weer evenementen plaats. We maakten een rondje langs organisatoren die de knoop hebben doorgehakt en hun beurs of event binnenkort laten doorgaan. Dit keer Offshore Energy Exhibition & Conference. Voor deze derde aflevering spraken we met Nancy Slob-Corpeleijn, Event Coordinator bij organisator Navingo uit Schiedam.

Offshore Energy Exhibition & Conference (OEEC) is in de afgelopen jaren met 500 exposanten en 10.000 bezoekers uit zo'n tachtig landen een internationaal toonaangevend event in de maritieme, offshore en energie industrie. Beurs en congres vinden zoals elk jaar in oktober plaats, dit jaar voor het eerst gecombineerd met het Navingo Career Event, dat in mei gepland stond maar in verband met corona moest worden verplaatst. 'Met de toevoeging van een career-gedeelte is de komende editie van OEEC uniek en veelzijdiger dan ooit,' vertelt Nancy.

Waar en wanneer vindt die unieke editie plaats?
'Op 27 en 28 oktober in de Amsterdamse RAI.'

Volledig live of hybride?
'Ik noem het "face to face meets online": we zetten in op een volwaardig live event met enkele virtuele componenten. Onze bezoekers en exposanten komen normaal gesproken uit tachtig landen. Vanuit sommige daarvan is het nu lastig of zelfs onmogelijk om naar Nederland te reizen. Het congresgedeelte is daarom volledig online te volgen en voor exposanten is er ruimte in onze International Boulevards. Hier zijn zij met een fysieke stand zonder bemanning toch op OEEC aanwezig. Tijdens de beurs kan er via een videoverbinding live met het online beschikbare standpersoneel worden gesproken.'

'Voor, tijdens en na het event zetten we de matchmaking tool van Invitado in, zowel voor 1-op-1 ontmoetingen als voor Round Tables met maximaal 8 personen. Deze ontmoetingen vinden op locatie en online plaats. Via ons online platform is netwerken nu zelfs year round mogelijk, en niet langer alleen tijdens de beursdagen. Matchmaking zorgt er bovendien voor dat het bezoek en deelname aan de beurs effectiever is.'

Hoe verloopt de implementatie van het brancheprotocol?
'We maken dankbaar gebruik van het uitvoerige protocol en de ervaring van RAI Amsterdam. We verwijzen onze bezoekers en exposanten dan ook naar de volledig up-to-date informatie die RAI verstrekt. Met bredere paden, eenrichtingsverkeer en self scanning bij de entree volgen we het brancheprotocol en de RIVM-richtlijnen. Daarmee kunnen wij hetzelfde aantal bezoekers ontvangen als de voorgaande edities. Er mogen 4000 bezoeker tegelijkertijd aanwezig zijn. Ook dit reguleren we via de tools van onze registratiepartner Invitado. We anticiperen intussen wel op eventuele nieuwe maatregelen en zijn bijvoorbeeld bezig met temperatuurmeting via warmtegevoelige camera's.'

Hoe overtuig je je bezoekers en exposanten ervan dat OEEC 2020 veilig is?
'De ticketverkoop volgt tot dusver de trend van vorig jaar, dus dat gaat goed. De behoefte elkaar fysiek te ontmoeten is dan ook groot. Bij onze internationale gasten en exposanten is de intentie er wel, maar zijn er als gezegd logistieke belemmeringen waardoor ze hun deelname niet kunnen bevestigen. De impact van corona is groot, het is voor ons puzzelen met 1000 stukjes, waarvan een deel nog ontbreekt. Tegelijkertijd is dit een goed moment om innovaties versneld te implementeren en te kijken hoe we bedrijven in deze tijd optimaal met elkaar kunnen verbinden.'