Jouw uitnodiging in de spambox? Zo kun je dat voorkomen!

Over de exacte cijfers zijn de meningen verdeeld, maar zeker de helft van alle e-mails is spam - sommige bronnen hebben het zelfs over meer dan 90 procent. Hoe voorkom je dat de uitnodigingen voor jouw beurs, congres of event als spam worden aangemerkt en de ontvanger niet bereiken?

Providers, mailservers, mailprogramma's en extra beveiligingspakketten: jouw mailtje passeert onderweg een groot aantal controleposten. Al deze spamfilters helpen voorkomen dat onze mailboxen uitpuilen van de ongewenste mail. Ze werken op basis van algoritmen, en algoritmen zijn niet perfect. Met een grote bulk identieke mails heb je als afzender de schijn al een beetje tegen. Garanderen dat je uitnodiging alle ontvangers bereikt is dan ook onmogelijk, maar je kunt wel de nodige voorzorgsmaatregelen treffen. Hiermee vergroot je kans aanzienlijk dat al je genodigden jouw e-mail ontvangen.

1. Hou je aan de mail deliverability-regels

Zorg voor een aannemelijke verhouding tussen tekst en afbeeldingen. Stuur deze afbeeldingen ook niet mee, maar laad ze in vanaf een server. Zou hou je de bestandsgrootte van je uitnodiging binnen de perken en kun je toch hoogwaardige afbeeldingen gebruiken. Verzend je uitnodiging multipart, dus inclusief een versie met alleen maar platte tekst. En tot slot: verzend geen uitnodigingen of andere bulkmail via je eigen e-mailsoftware, zoals Outlook.

2. Configureer je domeinnaam

De DNS van het domein van waaruit je wilt mailen moet geconfigureerd zijn voor het verzenden van mail door externe partijen, of dit nu applicaties van partners of mailplatforms als MailChimp zijn. Dat klinkt niet alleen nogal technisch, maar dat is het ook. Zeker als je vanuit de domeinnaam van je organisatie wilt mailen heb je voor het aanpassen van de DKIM- en DMARC-instellingen hoogstwaarschijnlijk de hulp van IT'ers nodig. Op hun beurt willen die de boel juist liever zoveel mogelijk dichttimmeren. De eenvoudigste oplossing voor dit dilemma: registreer een aparte domeinnaam voor je event en configureer die zo, dat bulkmail probleemloos verzonden kan worden.

3. Schrijf relevante content, zonder spamkeywords

Spamfilters screenen de inhoud van je mail. Los van een eindeloze reeks seks-gerelateerde woorden die je in jouw uitnodiging niet snel zult gebruiken, gaan zij ook af op onschuldigere maar in spam veel gebruikte woorden, zoals hotel, sale en casino. Als jouw gasten in een hotel naast het casino overnachten, schrijf dan liever dat ze in een kamer nabij het speelpaleis verblijven. Ook het personaliseren van de mails, bijvoorbeeld in de subjectregel, kan helpen: zo toon je aan dat je niet alleen over een lijst e-mailadressen beschikt, maar over een valide database.

4. Schoon je verzendlijst regelmatig op

Is jouw verzendlijst up-to-date? Het aantal mutaties in een mailinglijst is groter dan je denkt. Niet alle gewijzigde e-mailadressen worden geforward, waardoor je een deel van je genodigden niet zult bereiken. Maar kwalijker nog: hoe meer mail er niet bezorgd kan worden en dus bouncet, hoe groter de kans is dat de smamfilters dit signaleren en je domeinnaam op een zwarte lijst komt te staan. Spamfilters werken namelijk met een score: hoe vlekkelozer de reputatie, hoe kleiner de kans dat het spamfilter ingrijpt.

5. Breng tracking aan

Voorzie je je mailtje van tracking, dan weet je precies wie de mail ontvangen heeft, geopend heeft en wie zich vanuit de mail geregistreerd heeft voor jouw event. En dat geeft niet alleen inzicht wat er wel en niet werkt in je uitnodigingsmail, maar stelt je bovendien in staat gerichte remindermails te sturen of andere vervolgacties te ondernemen. Een aangepaste mail versturen in het geval van overactieve spamfilters, bijvoorbeeld. Of een rondje bellen naar ontvangers die de mail wel hebben ontvangen, maar niet hebben geopend.